כיצד למלא קבלה

תוֹכֶן

• בשלבים
• חלק 1 השלמת קבלה
• חלק 2 הבנת הנאמנות ורכיבי המפתח בקבלה

קבלה היא אישור קבלה בכתב המאשר כי התקבל סכום כסף או טובין ספציפי. אם אתה מנהל עסק או מבצע מכירה, מומלץ לקבל אישור שאתה והקונה שלך יכולים להשתמש בו כדי לנהל את חשבונותיך. לפיכך הקבלה תיחשב כחוזה בין הקונה או המוכר וביניכם, והיא תאפשר לכם גם לעקוב אחר ההוצאות השונות שתבצעו.

בשלבים

חלק 1 השלמת קבלה

1. 
   

   
   רכוש קבלות נייר פחמן כדי להאיץ את התהליך. אם אתה ממלא את קבלותיך ביד, שקול לקנות גוש קבלות נייר פחמן. בזכות זה, על ידי מילוי קבלה, יהיו לך שני עותקים שיהיו מוכנים, האחד עבורך והשני עבור הלקוח.
   • קבלות נייר פחמן מסומנות לעתים קרובות והן נושאות את המידע הדרוש לקבלת קבלת מזומן. אם לא, הם יציגו תבנית שתוכלו למלא בצורה ברורה ונכונה.

2. 
   

   
   השלם את כל הקבלות בכתב יד בעט עט דיו שחור. כדי להבטיח כי הקבלה שלך תהיה קריאה, עליך למלא אותה באמצעות עט דיו שחור. הקבלה שלך חייבת להיות רשומה קבועה וכדי לעשות זאת, עליך להימנע ממילוי בעיפרון או עטים צבעוניים שעלולים לדעוך לאורך זמן.
   • כשממלאים קבלה ביד, הקפידו לתאר אותה שמנה וקריאה כך שיהיה קל יותר לקרוא אותה. אם אתה משתמש בקבלות נייר פחמן, לחץ על קצה העט בזמן שאתה כותב כדי שהדיו יופיע בעותק השני או השלישי.

3. 
   

   
   
   
   השתמש בחותמת. אתה יכול להשתמש בחותמת מודפסת של החברה שלך או קבלות ריקות מודפסות מראש עם שם החברה שלך. כדי לתת אופי רשמי יותר לקבלות, עליך להדביק את חותמת החברה שלך. יש לך גם אפשרות להשתמש בקבלות מודפסות מראש הנושאות את הלוגו ואת שם החברה שלך. זה יצביע בבירור ללקוח שהמוצרים מגיעים מחברה או מחברה שלך, ומהווה התייחסות שימושית אם השימוש בקבלה בעתיד.

4. 
   

   
   שלב את כל המידע הדרוש עבור תקבולי מכירות. בין אם תמלאו קבלה ביד או תיצרו עותק במסמך במחשב, עליכם לוודא כי אתם משלבים אלמנטים בסיסיים כמו:
   • פרטי המוכר
   • פרטי הקונה
   • התאריך בו בוצעה העסקה
   • הפרטים על המוצר
   • סכום העסקה
   • אמצעי התשלום
   • חתימת המוכר ושל הקונה

5. 
   

   
   וודא שיש לך את כל המידע. בדוק שיש בידיך את כל המידע הדרוש לקבלת קבלת שכר דירה. קבלת שכר דירה נחוצה לדייר אם האחרון משלם במזומן או בשיק בנקאי ורוצה לעקוב אחר התשלומים הללו. זה שימושי גם לבעל הבית מכיוון שהוא משמש כראיה לדמי השכירות שנאספו. בנוסף, במדינות מסוימות נדרשים בעלי הבית להנפיק קבלות שכר דירה לדיירים. אם אתה מנסה להנפיק עבור השוכר או המשכיר שלך קבלת שכר דירה, עליך לוודא שהוא מכיל את המידע הבסיסי שלהלן:
   • הסכום הכולל של שכר הדירה ששולם
   • התאריך בו בוצע התשלום
   • שמו המלא של הדייר
   • שמו המלא של הבעלים
   • כתובת דיור להשכרה
   • תקופת תשלום שכר הדירה
   • אופן התשלום המשמש (צ'ק, מזומן וכו ')
   • חתימת הדייר ושל הבעלים

6. 
   

   
   
   
   זכור להדפיס עותק של הקבלה בחינם. אם ברצונך ליצור קבלות מודפסות לחברה או לעסק שלך, שים לב כי ישנם מספר עותקים של קבלות הזמינים באופן חופשי באינטרנט. פשוט הדפיסו אותם וחותמו אותם בשם החברה שלכם כדי להתאים אותם באופן אישי לעסקאות היומיומיות שלכם.

חלק 2 הבנת הנאמנות ורכיבי המפתח בקבלה

1. 
   

   
   הבן את תוקף הקבלה. התקבולים חשובים מאוד מכיוון שהם יאפשרו לך לעקוב אחר הכנסותיך לצורכי מס. שמור את כל התקבולים שלך, במיוחד אם אתה מנהל עסק, מכיוון שתצטרך להצדיק את ההוצאות שלך בהכנסות המס שלך. אם אתה אחראי לחברה, עדיין תצטרך להנפיק קבלה ללקוחות שלך ורוב החברות יספקו לך קבלה על הרכישות שלך.
   • כשאתה קונה פריטים יקרים או מציע שירותים יקרים, חשוב לחלוטין שתקבל קבלה. למעשה, מדובר באמצעי זהירות שבמקרה של בעיות משפטיות הנוגעות לעסקה, שני הצדדים עשויים להראות את הקבלה כראיה בבית המשפט.

2. 
   

   
   קחו בחשבון שלרוב ישנם ארבעה סוגים של קבלות. באופן תיאורטי, תוכל למלא קבלה כמעט על כל עסקה שתבצע, בין אם מדובר בשכירות שלך, שירותי גינון או תספורות. בדרך כלל ישנם ארבעה סוגים של קבלות שיונפקו לך לפחות פעם אחת בעת ביצוע מכירות או רכישות.
   • קבלת תשלום: כדי לעבד עסקה, האדם שמוכר פריט ינפיק קבלת תשלום. האחרון צריך לכלול הפניה, תאריך ההנפקה והסכום שנאסף. אם התשלום בוצע במזומן, צריכה להיות פתק הקובע את זה. עם זאת, אם התשלום מתבצע באמצעות המחאה או הזמנת כסף, צריכה להיות הפניה למספר הזמנת הכסף או למספר הצ'ק. במקרה בו העסקה שולמה באמצעות כרטיס אשראי, יש להזכיר את סוג הכרטיס המשמש (ויזה, מאסטרקארד, סקריל) ואת ארבע הספרות האחרונות של האחרון.
   • קבלה רפואית: זו חשבונית שמצדיקה רכישה של מוצרים רפואיים כמו תרופות, מרשם או מכשיר ניתוח. קבלה מסוג זה חייבת לכלול פרטים כמו קוד האבחון, תאריך ושעת הייעוץ וסכום הכסף הכולל ששולם.
   • קבלת מכירות: בוודאי תקבל קבלה מסוג זה בכל פעם שתבצע רכישות ואם תנהל עסק, תנפיק קבלת מכר ללקוח ברגע שתמסור את המוצרים הנוגעים בדבר. הקבלה תשמש כהוכחת רכישה והיא חייבת לכלול פרטים כמו התאריך בו בוצעה המכירה, הסכום שנאסף, שם ומחיר המוצרים וזהות האדם שניהל את העסקה.
   • קבלת שכר דירה: קבלה מסוג זה תונפק לשוכר על ידי בעליו. היא תשמש כהוכחה לכך שהשוכר שילם את שכר הדירה ועליו לכלול את שמות המשכיר והשוכר, כתובת הדירה השכורה, תקופת החיוב, גובה דמי השכירות וכן מועדי כניסתו לתוקף ותום הסכם השכירות. .
   • אם אתה מוכר או קונה אביזרים באופן מקוון, תקבל או תקבל קבלה אלקטרונית. קבלות אלקטרוניות הן למעשה קבלות דיגיטליות המכילות אותו מידע הקיים בקבלת תשלום רגילה ומצדיקות רכישת מוצרים או אביזרים המיוצרים באינטרנט.

3. 
   

   
   הבן את מרכיבי המפתח בקבלה של לקוח וספק. לעניין מאמר זה, נתמקד בקבלות תשלום שהוחלפו בין ספק ללקוח. כספק שירות או מוצר, תצטרך להוציא קבלה המכילה את המידע החיוני.
   • פרטי הקשר של הספק: ברמה זו, חייבים להיות בראש הקבלה את שם הספק (או זה של החברה שלו), הכתובת שלו, מספר הטלפון או הכתובת שלו. עליכם לדאוג לכלול את שם מנהל החנות או בעל העסק או החברה.
   • פרטי קשר עם ספק: זה כולל את שמו המלא של הלקוח או הלכה.
   • תאריך העסקה: זהו היום, החודש והשנה בה בוצעה העסקה. מידע זה יהיה שימושי במהלך הליכי מס.
   • פרטי מוצר: ברמה זו, עליכם לכתוב תיאור קצר של השירותים המוצעים או המוצרים שנמכרו, כולל שם, כמות, אסמכתא וכל מידע אחר שיזהה את המוצר. פריט אחרון זה יהיה שימושי מאוד אם תצטרך לזכור את המכירה בעתיד.
   • סכום העסקה: פרט את הסכום הכולל של העסקה על ידי הצגת המחיר הראשוני של המוצר, המס, עלויות העבודה וכן כל מבצעים או הנחות שנעשו. פירוק מחירים זה יאמת עוד יותר את המכירה ויהפוך אותה לייחודית.
   • אמצעי תשלום: הודע על דרך התשלום בה משתמש הלקוח. זה יכול להיות במזומן, בשיק, באמצעות חיוב או כרטיס אשראי.
   • חתימת הספק והלקוח: ברגע שהקבלה הוכנה או הודפסה והלקוח שילם, עליכם כעת לשים בתחתית הקבלה פתק "ששולם" ולבקש מהלקוח לחתום על חתימתו. אתה יכול גם לחתום על עותק של הקבלה שלך לנוחיותך ולשמור אותו ברשומות שלך.