כיצד להציג מכתב

מְחַבֵּר: Eugene Taylor

תאריך הבריאה: 9 אוגוסט 2021

תאריך עדכון: 22 יוני 2024

תוֹכֶן

בשלבים
שיטה 1 מכתבים מסחריים או רשמיים
שיטה 2 מכתבים ידידותיים
שיטה 3 הדוא"ל הרשמי או המסחרי
שיטה 4 הדוא"ל הידידותי

במאמר זה: מכתבים מסחריים או רשמיים מכתבים ידידותיים דוא"ל או מסחרי דוא"ל ידידותי 6 הפניות

כדי להגיש מכתב, עליך לקחת בחשבון את סוגו. אכן, ישנם הבדלים משמעותיים תלוי בשאלה אם המכתב מופנה לחבר או לנמען הרשמי. בנוסף, לא תגישו באותו אופן מכתב קונבנציונאלי שנשלח בדואר ודוא"ל שנשלח באופן אלקטרוני. שאלה זו עשויה להיראות מורכבת, אך סמוך ובטוח, מכיוון שעם מעט שיטה תוכלו בקלות לעצב את כל האותיות שלכם בצורה נכונה.

בשלבים

שיטה 1 מכתבים מסחריים או רשמיים

הזן את שמך וכתובתך. יהיה עליכם לעשות זאת בראש המכתב. הזן את הכתובת שלך, עיר, מחוז במידת הצורך וקוד מיקוד. יישר את הכל בצד שמאל עם רווח קו יחיד.
- עיר, מחוז ומיקוד הם באותו קו. תוכלו גם להזמין קו לציון הכתובת.
- תדלג על שלב זה אם תשתמש במכתב מכתבים המכיל מידע זה. אכן, אל תכתוב את כתובת השולח פעמיים.
הזן את התאריך מייד מתחת לכתובת. זהו תאריך כתיבת המכתב או זה שאליו הושלם המכתב.
- יש להשאיר את התאריך מיושר, כמו הכתובת למעלה.
- כתוב נכון את התאריך. הפורמט הרגיל הוא ב"יום-חודש-שנה ". לגבי הפורמט האמריקני, הוא מעט שונה, כי אנחנו מתחילים עם החודש, אם כן, היום ולבסוף השנה. יש לכתוב את החודש במלואו. השתמש במספרים ליום ושנה. לדוגמה, תכתוב: 9 בפברואר 2013.
דלג על קו אחרי התאריך. לפיכך, הכתובת תופרד היטב מהקטע הבא.
הזן את ההפניות. אם יש לך הפניות לכלול, כתוב אותם בשורה נפרדת. השורה חייבת להתחיל בקיצור "Ref. ואחריו מעי גס (:).
- יישר את ה- e של הפניה שמאלה, שלא תעלה על שורה אחת.
- כלול התייחסות בשורה נפרדת כשמגיבים למכתב שקיבלת, הצעת עבודה או בקשה למידע.
- דלג על שורה אחרי ההפניה כדי להדגיש אותה.
הזן את כתובת הנמען. זה מתאר את שמו, את הכותרת שלו, את שם החברה, את הכתובת עצמה, את המחוז אם קיים ואת המיקוד.
- יישר מידע זה משמאל עם רווח קו יחיד. יש לרשום את שמו של המקבל בשורה עצמאית, וכמוה גם הכותרת, שם החברה והכתובת. שם העיר, שם המחוז אם ישים, ומיקוד חייבים להיות באותו קו.
- אם אתה שולח את המכתב שלך לחו"ל, כתוב את שם המדינה באותיות גדולות בשורה נפרדת מתחת לכתובת.
- הפנה את המכתב לאדם ספציפי על ידי כתיבת כותרת ראויה, כגון "מר" או "גב." במקרה של אי וודאות, עדיף שלא להזכיר את הכותרת הזו.
- דלג על שורה אחרי הכתובת.
התחל את גוף המכתב שלך בטופס קריאה. ברכה טיפוסית מתחילה ב"יקר ", ואחריו כותרת הנמען ושם משפחתו. אחרי השם מגיע פסיק.
- יש להשאיר את טופס האדיבות מיושר.
- אם אינך יודע אם מדובר בגבר או באישה, אתה יכול לכתוב את שמו המלא של האדם או סתם את שם המשפחה ואחריו תפקידו בחברה.
- דלג על שורה אחרי טופס השיחה.
ציין את נושא המכתב אם תרצה. באופן כללי נושא המכתב הרשמי מצוין לפני או אחרי ההפניה בשורה נפרדת המתחילה במילה "אובייקט" ואחריה מעי גס.
- ההצהרה חייבת להיות תמציתית ורלוונטית. באופן כללי, ה- e של האובייקט צריך להתאים לקו אחד.
- אותיות רשמיות בצרפתית בדרך כלל מכילות שורה השמורה לאובייקט.נראה כי נוהג זה אינו נפוץ בקרב האנגלו-סקסונים.
- אזכור החפץ אינו פוטר אתכם מלציין את אזכורי המכתב. לעומת זאת, אם המכתב כתוב באנגלית, יש להגביל אותו לכלול את הנושא או את הפניות, אך לא את שניהם.
- באופן כללי, השורה העוקבת אחר האובייקט שמורה להפניות. באמריקה אנו מדלגים על קו אחרי האובייקט.
כתוב הקדמה קצרה. התחל בפסקה קטנה כדי להציג ולהסביר את מטרת המכתב שלך. יישר את הפסקאות משמאל או בחר יישור מוצדק, ואל תהסס להטביע את השורה הראשונה של כל פסקה.
כתוב את גוף המכתב. פרק זה מגיע לאחר ההקדמה. עליו להתייחס לנושא מכתבך ולהסתיים במסקנה המסכמת את השלם.
- היה תמציתי, והחל רווח יחיד על כל פסקה. עם זאת, תצטרך לדלג על שורה מפסקה אחת למשנה הבאה ואחרי הפסקה האחרונה.
הסתיים בביטוי מנומס. הדוגמאות לא חסרות. אתה יכול להשתמש בנוסחה נתמכת כגון: "אני מבקש ממך להעריץ, אדוני היקר, את הביטוי של השיקול הנכבד שלי", או בנוסחה מתונה, למשל "שלך בלבביות". אל תשכח להצדיק את האדיבות שלך כמו שעשית לגבי החלקים הקודמים.
- השתמש באותיות גדולות בתבונה ומעל לכל מכבד את כללי הדקדוק והכתיב.
הכן את החלל לחתימה שלך. פשוט תאר את שמך. קפוץ שלוש שורות אחרי טופס האדיבות לפני שתעשה זאת. ציין גם את הפונקציה שלך תחת חתימתך.
ציין את הקבצים המצורפים למכתבך. אם אתה כולל מטבעות במכתב שלך, כתוב אותם תחת חתימתך.
- אינדיקציה זו מיותרת אם אין לך חלקים לצרף.
- החל מרווח פשוט ויישר את הרשימה שמאלה.
ציין את ראשי התיבות של הקלדנית. אם אדם אחר הקליד את המכתב או אם הכתבת אותו, בקש מעובדך לכתוב את ראשי התיבות שלה בתחתית המכתב מתחת לרשימת הקבצים המצורפים.
חתום על המכתב לאחר ההדפס. כתוב את שמך ביד, רצוי בסקרנות, ברווח שבין סוף האות לשם שמוקלדת. חתימה בכתב יד מציגה למקבל את החשיבות שאתה מייחס למכתב שאתה שולח לו.

שיטה 2 מכתבים ידידותיים

ציין את התאריך. זה חייב להיות רשום בראש הדף בצד ימין. זה התאריך שכתבת או השלמת את המכתב.
- כתוב את התאריך. הפורמט הרגיל הוא ב"יום-חודש-שנה ". לגבי הפורמט האמריקני, הוא מעט שונה, כי אנחנו מתחילים עם החודש, אם כן, היום ולבסוף השנה. טכניקה זו שמורה למדי למכתבים רשמיים. אתה יכול גם להזין את התאריך באמצעות מספרים בלבד.
- יש לתאם את התאריך משמאל לדף.
כתוב טופס חיוג ידידותי. מקובל להתחיל ב"יקר ", אך אתה יכול להשתמש בנוסחאות מוכרות אחרות על ידי שימוש בשם הפרטי של הנמען, אם אופי הקשר שלך מאפשר לך.
- יש ליישר את הנוסחה של השיחה ובעקבותיה מגיע פסיק.
- כשאתה כותב לחבר או לעמית, אתה יכול לרוב לכתוב את שמו בלבד. לדוגמא: "ז'אן היקרה".
- אם הטון של המכתב מוכר, ניתן להחליף את "היקר" במילה כמו "שלום" או "שלום".
- אם המקבל מבוגר ממך, או אם אתה מישהו שאתה חייב בכבוד, שקול לכלול את שם המשפחה של האדם ותואר ראוי של אזרחות. דוגמא: "גברת רוברט היקרה".
- קפוץ קו בין נוסחת השיחה לגוף האות.
בנה את המכתב שלך. כתוב הקדמה, גוף הנושא ומסקנה. המבוא והמסקנה מורכבים מפסקה קצרה, אך שאר המכתב עקבי בדרך כלל יותר.
- יישר את ה- e משמאל או בחר יישור מוצדק, ואל תהסס להטביע את המשפט הראשון של כל פסקה.
- כל ה- e הראשי חייב להיות יחיד ברווחים. באופן כללי, במכתב ידידותי אתה לא מדלג על שורה אחרי כל פסקה, אך אתה יכול לעשות זאת כדי לשפר את הקריאות של המכתב שלך.
- קפוץ שורה אחרי המשפט האחרון של ה- e הראשי כדי להפריד אותו מהסיכום.
כתוב מסקנה מתאימה. "בכנות" היא צורה של נימוס נפוצה מאוד, אפילו במכתבים ידידותיים. אם הטון מוכר מספיק, תוכלו להשתמש בנוסחה פחות קונבנציונאלית. אם אתה קרוב, נסה "להתראות בקרוב" או "להתראות אחר כך".
- אחרי הנוסחה הזו עוקב פסיק, אך הוא אינו שולל את שמכם שהוקלד.
- יישר את הנוסחה באדיבות באטיות.
היכנס על ידי הזנת שמך. חתימתך חייבת להיות תחת המסקנה. עדיף לתאר את שמך בסקרנות.
- אתה יכול לחתום עם שמך הפרטי, אם מערכת היחסים שלך עם הנמען מאפשרת זאת. הוסף את שמך, אם יתכן שהוא לא יזהה אותך על ידי קריאת רק שמך הפרטי.

שיטה 3 הדוא"ל הרשמי או המסחרי

התחל עם הקדמה. יהיה עליך לתאר את מטרת הדוא"ל שלך בצורה מדויקת ותמציתית. תיאור זה חייב להיות כתוב בשדה השמורה לאובייקט, ולא בפני עצמו.
- אם הנמען ממתין לדוא"ל שלך, אתה יכול להגביל את עצמך לציין את ההתייחסות לאובייקט. במקרים אחרים, כתיבת תיאור זה עשויה להיות עדינה יותר. המטרה היא ליידע את הנמען על תוכן תוכנו. במילים אחרות, נסה להניע את הקורא לפתוח את הדוא"ל.
כתוב טופס שיחה. בדרך כלל זו המילה "יקר" ואחריה כותרת המקבל או שם החברה.
- כתוב את המכתב לאדם ספציפי במידת האפשר. הימנע מלשלוח מכתב לנמען שאינו מוגדר. השתמש בביטוי "למי זה נכון" כמפלט אחרון.
- באופן קפדני, בצרפתית, יש למקם פסיק לאחר טופס השיחה.
- אם אתה מהסס בין "גברתי" או "אדוני", כתוב את שמו המלא של המקבל.
- דלג על שורה אחרי טופס השיחה.
כתוב מכתב קצר ואינפורמטיבי. כמו מכתבים אחרים, עליכם לכלול מבוא, גוף הנושא ומסקנה. כשאתה מנסח, נסה להיות כמה שיותר קצר ותמציתי.
- יישר את ה- e הראשי משמאל.
- אל תשתמש בכניסה.
- ה- e חייב להיות יחיד ברווחים. עם זאת, דלג על שורה מפסקה אחת למשנה הבאה ואחרי הפסקה האחרונה.
בחר טופס אדיבות. הוא ישמש לסיום המכתב. יש לך אפשרות לבחור בין "בכנות" או ביטוי אחר. הניחו פסיק אחרי הנוסחה הזו.
- יישר את הנוסחה המנומסת מצד שמאל, ופעל לפי כללי האיות באמצעות אותיות גדולות.
- אתה יכול גם להשתמש בביטויים אחרים כמו "בברכה," "תודה" או "שלך בכנות".
הקלד את שמך מייד תחת המסקנה. באמצעות אלקטרוניקה, סביר להניח שלא תוכלו לחתום עליה ביד.
- יישר את שמך בשמאל.
הזן את פרטי הקשר שלך בתחתית המכתב. דלג על שורה אחרי שמך, ואז הקלד את הכתובת שלך, כתובת הדואר האלקטרוני, מספר הטלפון שלך, ואם רלוונטי, את כתובת האתר או הבלוג שלך.
- יישר רשימה זו שמאלה בעזרת רווח יחיד. הזן כל מידע בשורה נפרדת.

שיטה 4 הדוא"ל הידידותי

ציין את האובייקט. התחל על ידי הזנת תיאור קצר ומדויק של נושא הדואר האלקטרוני שלך בתיבה המופיעה. זה מאפשר לנמען לנתח במהירות את הנושא לפני שהוא פותח את הדוא"ל שלך. לפיכך, הוא יידע ויהיה מוכן לקרוא את תוכנו.
התחל עם טופס קריאה. יש לך אפשרות לבחור בין מספר נוסחאות. באופן כללי, תתחיל עם "יקר". לאחר מכן הזן את שם הנמען.
- יישר נוסחה זו שמאלה.
- אם אתה כותב לחבר קרוב, אתה יכול לוותר על טופס זה ופשוט להתחיל לכתוב את שמך הפרטי ולאחריו פסיק.
- דלג על קו בין טופס השיחה לדואר האלקטרוני.
כתוב את בדומה למכתבים אחרים, על ה- e שלך לכלול מבוא, גוף הנושא ומסקנה. עם זאת, אם המקבל הוא חבר קרוב, עיצוב זה עשוי להיות מיותר.
סיים את הדוא"ל שלך בטופס אדיבות. אתה לא צריך להיות רשמי. עם זאת, עליך לסגור את הדוא"ל שלך, גם אם הוא מופנה לאדם אהוב.
- אם המקבל הוא חבר אינטימי מאוד, אתה יכול לסיים את זה על ידי הזנת שמך, ולהשאיר בצד את הנוסחה הרגילה של נימוס.