כיצד לכתוב דוח התקדמות

תוֹכֶן

• בשלבים
• חלק 1 התחל את התהליך
• חלק 2 כתיבת הדוח
• חלק 3 הימנעות מטעויות נפוצות

דוחות התקדמות חשובים מאוד לניהול פרויקט מקצועי או אקדמי. בנוסף, הם יסייעו לך ליידע טוב יותר את הממונים עליך, את עמיתייך או את לקוחותיך על התקדמות הפרויקט שאתה מבין. הדוח שלך אמור לציין את העבודה שנעשתה ואת הצעדים שצריך לנקוט כדי להשלים את הפרויקט.

בשלבים

חלק 1 התחל את התהליך

1. 
   

   
   קבע את מטרת הדוח שלך. מישהו עשוי לבקש מכם לתאר דוח התקדמות מכמה סיבות. ברור שברוב המקרים זה להראות את ההתקדמות שעשיתם בהשלמת פרויקט ספציפי. עם זאת, תצטרך לשקול את היעד שלך קצת יותר קרוב.
   • דוח על התקדמות תוכנית או פרויקט מחקר יהיה שונה במקצת מדוח על פרויקט מקצועי. במקרה זה, תתבקש למסור מידע מבלי בהכרח לקחת בחשבון גורמים אחרים כמו עלויות, אך זה לא תמיד המקרה.
   • דוח ללקוח יהיה שונה מדוח שנכתב לממונה עליו. בשני המקרים, עליך לשקול את הסיבות לכתיבת הדו"ח.

2. 
   

   
   קבע את קהל הקוראים שלך. לאחר שתגדיר את מטרת הדוח, תצטרך לבחור את המידע שהקוראים שלך זקוקים לו, כדי לכלול אותו בדואר האלקטרוני שלך. תוכנית דוח ההתקדמות תהיה כמעט זהה, ללא קשר לנושא המוצג. עם זאת, תצטרך לקחת בחשבון את הייחודיות של הפרויקט שלך.
   • מהם מערכות היחסים של קוראיך עם הפרויקט? מה ההשפעה של הפרויקט עליהם? לדוגמא, השפעה זו תהיה שונה אם מדובר בממונה עליכם או בלקוח.
   • דמיין את ההחלטה שקוראים יקבלו לאחר שקראו את הדו"ח שלך. לדוגמא, יתכנו לוגיסטיקה, מימון או מועדים.
   • קבע איזה מידע הקוראים שלך יצטרכו לקחת חלק בפרויקט ולעקוב אחריו ביעילות. מהם ההיבטים הטכניים שקוראיכם צריכים לדעת? האם הם רגילים לז'רגון המשמש בפעילות המדוברת?

3. 
   

   
   
   
   מצא את הדרך הטובה ביותר לתקשר עם הקהל שלך. דוח התקדמות הוא לא רק מסמך כתוב שאתה מעביר למנחה או למורה שלך. זה יכול ללבוש צורות שונות, לפי העניין.
   • דוח התקדמות יכול להיות מצגת בעל פה שהתקיימה במהלך פגישת עבודה שבועית או חודשית.
   • זה יכול גם לקבל צורה של דוא"ל שנשלח באופן קבוע לעמיתים.
   • אתה יכול גם להחליט לכתוב ספר זיכרונות ולפנות למנחה שלך.
   • בדרך כלל תכתוב דוח רשמי עבור לקוח או סוכנות ממשלתית.

4. 
   

   
   בדוק עם השף שלך. אלא אם כן כתבת דו"ח מסוג זה ובמקרה זה אתה יודע הכל על הנושא, נסה להפיק ממקסימום המידע מהממונים עליך. החברה שלך עשויה לדרוש מצגת ספציפית, ובמקרה כזה עליך לציית.

5. 
   

   
   בחר את טון הדוח. כל דוחות ההתקדמות אינם בהכרח רשמיים. במציאות, דיווחים פנימיים לעמיתים או למפקחים ישירים נכתבים לרוב בנימה רגועה. זו הסיבה שתצטרך לבדוק עם המנהיג שלך מה הוא מצפה מהדו"ח שלך.
   • אם מדובר בדיווח ללקוח או לוועדת סקירת תזה, מומלץ לאמץ טון רשמי.
   • עם זאת, נימה רשמית או לא פורמלית לא משנה, כי העיקר להיות ברור, מדויק וכנה.

חלק 2 כתיבת הדוח

1. 
   

   
   
   
   בחר במצגת המסמך שלך. לפני שתתחיל לכתוב, תצטרך לבחור מצגת מתאימה ולהגדיר את תוכן וטון הדוח שלך.
   • אתה יכול להשתמש ברשימה עם תבליטים. שיטה זו מאפשרת לך להציג את המידע שלך בצורה ברורה. הקורא יוכל לגלוש בקלות באתר שלך בכדי לקבל את המידע הדרוש. עם זאת, רשימה כזו עשויה להיעדר פורמליזם במקרה של דוח ביניים. לכן, אם הדו"ח מיועד למנהיגי הקווים שלך, עדיף להשתמש בתמצית. אבל, אם אתה מתקשר עם עמיתים, בחר דוא"ל.
   • זכור לכלול תרשימים או טבלאות. זה רלוונטי במיוחד אם אתה כותב דוח התקדמות לפרויקט שעבורו אתה מנסה להשיג מימון או אם אתה מנסה להצדיק בפני הקורא את המימון שקיבלת.

2. 
   

   
   ארגן את ה- e שלך ​​בפסקאות. דוח התקדמות טוב צריך להיות ברור ככל האפשר. עדיף לחלק את ה- e שלך ​​בפסקאות, לקבץ מידע על אותה שאלה.
   • כדי להבהיר את המסמך שלך, חשוב על הוספת כתוביות, כך שלקוראים שלך יהיה רעיון לגבי התוכן של כל חלק. אם נקודה מעניינת אותם במיוחד, הם יוכלו לגשת אליה ישירות.

3. 
   

   
   כתוב את הכותרת. ככלל, הכותרת ממוקמת בראש העמוד הראשון, אם אתה מציג את המסמך בדפים הבאים. שוב, הדבר יהיה תלוי בכללי המצגת שנעשו על ידי החברה או האוניברסיטה שלך. לכן, בצע את הבדיקות הדרושות בבוא העת.
   • על הכותרת לכלול את התאריך, כלומר את תאריך הגשת הדו"ח, את שם התפקיד ואת תפקידו, שם המחבר, תפקידו ומטרת הדו"ח.

4. 
   

   
   היכנסו למבוא. קטע זה מגיע לאחר הכותרת. לעתים קרובות, ניתן להעלות קו נטוי להבדיל אותו מהשאר. זה משמש לתת סקירה כללית של הפרויקט ועל התקדמותו. תציג התקדמות ומטרות שהושגו.
   • הקפד לכלול את נושא הדו"ח. הכירו גם את הפרויקט וזכרו שהוא עדכון בהתקדמותו.

5. 
   

   
   כתוב את גוף ה- e שלך. ניתן לחלק את החלק הזה לקטעים ותת-חלקים. למעשה, זהו למעשה רק מבוא מפורט יותר. בחן את תוכנו ובשל אותו.
   • ציין את המשימות שהושלמו מאז הדו"ח האחרון, כמו גם את המתרחשות.
   • נתח את הבעיות שנתקלו בהן, את השאלות שיש לענות עליהן ואת הפתרונות שניתן לשמור.
   • ציין והצדיק את השינויים שהתרחשו במהלך הפרויקט.
   • יתכן שתרצה לכלול פריטים אחרים כמו מחזור עובדים, חריגה בעלויות, עיכובים, קושי בהשגת מסמכים או בעיות מחשב ואבטחה.

6. 
   

   
   בצע את הצעדים הבאים של הפרויקט. סעיף זה הוא חלק מגוף הדוח. זה ישמש ליידע את הקורא על שלבי הפרויקט הנותרים. אל תשכח להזכיר את הבעיות שעשויות להשפיע על התקציב, הניהול או המועד האחרון לסיום הפרויקט.
   • מעל הכל, אל תתעלם מכל שינוי במועד האחרון של הפרויקט.
   • הימנע מבעיות בהשקיית מים. עם זאת, אל תדאגו מהקורא שלא לצורך ואל תבטיחו הבטחות שלא תוכלו לעמוד בהן.

7. 
   

   
   הזן את המספר הכולל של שעות העבודה. יהיה עליכם להראות כמה זמן בילינו הצוות שלכם, אם יש לכם זמן, בפרויקט. הקוראים שלך יידעו שעבדת קשה, בין אם זה היה מנהל הקו שלך, הלקוחות שלך, או סוכנות ממשלתית שיכולה לתת לך כסף.

חלק 3 הימנעות מטעויות נפוצות

1. 
   

   
   הקפד לא לסטות מהנושא שלך. הכתיבה שלך תהיה נכונה כל עוד תכבד את הנקודות שתוארו לעיל. יש לשאוף לא להתרחק מהנושא על ידי התמודדות עם סוגיות שוליות, גם אם הן מעניינות.
   • לדוגמה, אם הפרויקט שלך מיועד לארגון מתנדב של אירוע אמנויות, יתכן שתתפתו לנתח את מצבה המצער של מימון האמנויות, אך זה לא ממש יעזור לכם להצביע על התקדמות הפרויקט.

2. 
   

   
   היה פשוט. דוח ביניים נועד להציג את ההתקדמות שעשיתם, מבלי להטביע את הקורא בזרם של מילים ורעיונות מיותרים. כל שעליך לעשות הוא להתמקד בהתקדמות הפרויקט, בצעדים שצריך לנקוט ובשינויים שצריך לבצע.
   • בהתאם למקבל הדוח, יתכן שתידרש שלא לחרוג ממספר מסוים של מילים. כלל טוב הוא להציג את המידע הדרוש בצורה תמציתית ככל האפשר.

3. 
   

   
   הימנע מלהיות מעורפל מדי. הקפידו להבהיר את המצב הנוכחי של הפרויקט. לדוגמא, הימנעו מלומר משהו כמו "אנו מתקדמים לממן את האירוע האמנותי שלנו". במקום זאת, הציג את המידע שלך בצורה מפורשת יותר: "בזכות שני המענקים בסך 5,000 אירו שהוענקו על ידי מוסדות שונים אלה, אנו זקוקים רק ל -2,000 אירו בכדי להגיע ליעד שלנו של 12,000 אירו".

4. 
   

   
   מחק ביטויים מרחיבים. זכור, אתה רוצה לכתוב דוח ברור ותמציתי. ברור, נסה לא לעמוס את ה- e שלך ​​עם ביטויים שלא מוסיפים דבר לדו"ח. לדוגמה, מונחים כמו "אסון מוחלט" או "הצלחה מוחצת" הם אמוציונאליים מדי או מעורפלים מכדי שיכללו בדוח ללקוח או במאי.

5. 
   

   
   צטט את המקורות שלך. זהה כראוי מקורות מידע, נתונים וגרפיקה חיצוניים המוטמעים בדוח שלך. אתה יכול להוסיף דף בו תציין מקורות אלה.