איך לכתוב תוכנית עבודה

תוֹכֶן

• בשלבים

מאמר זה נכתב בשיתוף עורכינו וחוקרים מוסמכים כדי להבטיח את דיוק התוכן ושלמותו.

ישנם 5 הפניות שצוטטו במאמר זה, הן בתחתית העמוד.

צוות ניהול התוכן של בוחן בקפידה את עבודת צוות העריכה כדי להבטיח שכל פריט עומד בתקן האיכות הגבוה שלנו.

תוכנית עבודה מפרטת את היעדים והתהליכים לביצוע פרויקט. בנוסף, הוא מאפשר לאנשים להבין טוב יותר את היקף הפרויקט המדובר ואת שלבי יישומו. תוכנית עבודה עוזרת לך לארגן את עצמך לעבוד טוב יותר, אם בחברה שלך או באוניברסיטה. לדוגמה, אתה יכול לחלק תהליך מסובך למשימות קטנות ופשוטות ולזהות את התוצאות שאתה רוצה להשיג.

בשלבים

1. 
   

   
   זהה את הסיבה להיות בתוכנית העבודה שלך. תוכנית עבודה נכתבת מסיבות שונות. קבע את המטרה העיקרית, כך שתכתוב היטב את התוכנית שלך. זכור שתכנית עבודה מיועדת בדרך כלל לפרק זמן מסוים, למשל 6 חודשים או שנה.
   • במקום העבודה, תוכנית עבודה מאפשרת לבוס שלכם לזהות את הפרויקט עליו תעבדו במהלך החודשים הקרובים. תכנית כזו מפותחת לרוב מיד לאחר סקירת ביצועים שנתית או כאשר צוותי חברות עוסקים בפרויקטים גדולים. הארגון שלך עשוי, כחלק מהתכנון האסטרטגי שלו, לפתח תוכנית עבודה בתחילת לוח שנה או שנת כספים חדשה.
   • בעולם האקדמי תוכנית עבודה יכולה לעזור לסטודנטים לממש פרויקט גדול. זה יכול גם לעזור למורים לתכנן את הקורסים שלהם על בסיס חצי שנתי או שנתי.
   • עבור פרויקט אישי, תוכנית עבודה מסייעת לך להגדיר את היקף הפרוייקט שלך, את האמצעים שתשתמש בכדי להשיג אותו, כמו גם את מועדי הביצוע. תוכנית מסוג זה אינה נחוצה, אולם היא תאפשר לכם לעקוב אחר היעדים וההתקדמות שביצעתם במהלך סיום הפרויקט.

2. 
   

   
   
   
   כתוב את המבוא והציג את הקונוס. לתוכנית עבודה מקצועית תתבקש לכתוב הקדמה ולהבהיר את עיצוב הפרויקט שלך. שני החלקים הללו יספקו למנהיגים שלכם או למנהל הפרויקט את המידע הדרוש להם בכדי להכניס את תוכנית העבודה שלכם להקשר. שלב זה מיותר לרוב כשמדובר בכתיבת תוכנית עבודה באוניברסיטה.
   • המבוא חייב להיות קצר ומעניין. הזכר למממונים עליך את מטרת תוכנית העבודה שלך. הציגו את הפרויקט המסוים עליו תעבדו במהלך תקופת הדיווח.
   • על הקונוס להדגיש את הסיבות שהובילו אותך לכתוב את תוכנית העבודה שלך. לדוגמה, צטט סטטיסטיקות או פרטים שפורסמו בדוחות האחרונים, זיהו סוגיות שצריך לטפל בהן, או נצלו המלצות או הערות שקיבלתם לגבי עבודות בעבר.

3. 
   

   
   קבע את המשימות והיעדים שלך. המשימות והיעדים שלך קשורים מכיוון שהם קשורים למה שאתה מקווה להשיג באמצעות תוכנית העבודה שלך. עם זאת, זכרו את ההבדלים: המשימות כלליות בהיקפן, בעוד שהיעדים ספציפיים יותר.
   • המשימות צריכות להתייחס לפרויקט שלך בכללותו. ציין את התוצאה הסופית של תוכנית העבודה שלך. דבר בדרך כלל, למשל, פיתוח עבודת מחקר או העמקת כישורי הכתיבה שלך.
   • היעדים חייבים להיות מדויקים ומוחשיים. במילים אחרות, עליכם להיות מסוגלים לבדוק אותם ברשימה שלכם כפי שהם נוצרים. לדוגמה, מטרה טובה היא לחפש אנשים לראיין, לכתוב את עבודת המחקר שלך.
   • במקרה בו השגת יעדים משתנה משמעותית לאורך זמן, ניתן לסווג אותם כיעדים לטווח קצר, à טווח בינוני ו לטווח ארוך. לדוגמה, יעד לטווח הקצר של החברה להגדיל את קהל הצופים שלה ב -30% בשלושה חודשים יכול להשתנות משמעותית מהיעד המטווח הארוך שלה לחזק את מותג המדיה החברתית שלה בשנה הקרובה.
   • יעדים נכתבים בדרך כלל בקול הפעיל, תוך שימוש בפעלים של פעולה שיש להם משמעות ספציפית, כמו "תוכנית", "לכתוב", "להגדיל" ו"מדוד ", במקום פעלים עם משמעות מעורפלת יותר, למשל "לבחון", "להבין", "לדעת" וכו '.

4. 
   

   
   
   
   חשוב על בניית תוכנית העבודה שלך בהתאם ליעדים SMART. SMART הוא ממנומוני המשמש אנשים המבקשים להשיג תוצאות מוחשיות ופרגמטיות, באמצעות יישום תוכנית העבודה שלהם.
   • ספציפי. מה אנחנו הולכים לעשות ולמי? ציין את האוכלוסייה שתשמש ואת הפעולות הספציפיות שתבצע כדי לעזור לאוכלוסייה זו.
   • מדידים. האם התוצאה שלי ניתנת לכימות והאם ניתן למדוד אותה? האם אתה יכול לכמת את התוצאות שלך? האם כתבת את תוכנית העבודה שלך ל"שיפור הבריאות בדרום אפריקה עד 2020? או שאתה בנוי "להפחית את זיהום ה- HIV בקרב תינוקות דרום אפריקה ב- 20% עד 2020?" "
     • אל תשכח לציין שורת התייחסות לכימות השינוי. אם אינך מכיר את שיעור שכיחות האיידס בקרב תינוקות דרום אפריקה, לא תוכל לטעון באופן מהימן שהשגת ירידה של 20% בשיעור ההיארעות.
   • השגה. האם אתה יכול להשיג את המטרה בזמן הנתון ועם המשאבים הזמינים? המטרה חייבת להיות מציאותית לאור האילוצים. גידול במכירות של 500% הוא סביר, רק אם יש לך עסק קטן. אותה עלייה כמעט בלתי אפשרית אם אתה שולט בשוק.
     • במקרים מסוימים, אתה יכול להתייעץ עם מומחה או רשות כדי לקבוע אם היעדים של תוכנית העבודה שלך ניתנים להשגה.
   • לבקל. מה תהיה השפעת המטרה על המשימה או האסטרטגיה הרצויה? למרות שזה כנראה חשוב לבריאות הכללית, האם למדידת הגובה והמשקל של תלמידי התיכון יכולה להיות השפעה? ישיר על הליכים בבריאות הנפש? וודא שלמטרות והשיטות שלך יש קשר ברור וישיר.
   • מוגדר באופן זמני . מתי תגיעו למטרה ו / או מתי תוכלו לומר שסיימתם? ציין תאריך יציב להשלמת הפרויקט. ציין, אולי, את התוצאות שיסמנו את סיום הפרוייקט, גם אם השגת אותן לפני המועדים.

5. 
   

   
   ערכו רשימה של המשאבים שלכם. כלול את כל מה שאתה צריך כדי להשיג את המשימות שלך ולהשיג את המטרות שלך. רשימת המשאבים משתנה בהתאם ליעדי תוכנית העבודה שלך.
   • במקום העבודה המשאבים עשויים לכלול, למשל, תקציב פיננסי, דרישות כוח אדם, יועצים, בניינים או בניינים ותיעוד. אם תוכנית העבודה שלך פורמלית יותר, אתה יכול לכלול תקציב מפורט המצורף.
   • בתחום האקדמי, המשאבים עשויים לכלול גישה לספריות מרובות, חומרי מחקר כמו ספרים, עיתונים ומגזינים, מחשב, גישה לאינטרנט ומורים או אנשים אחרים שיכולים לעזור לך. כדי לפתור את הבעיות שלך.

6. 
   

   
   זהה את האילוצים. אלה המכשולים שתיתקלו בהם במהלך יישום תוכנית העבודה שלכם. לדוגמה, לוח הזמנים שלך עשוי להיות עמוס מדי, כך שתוכל לעבוד על מאמר מחקרי, לערוך את המחקר הדרוש ולתאר נכון את המאמר שלך. כתוצאה מכך לוח הזמנים שלך הוא אילוץ מוחץ ועליך להתאים אותו מחדש בכדי לגרום לתוכנית שלך לעבוד ביעילות.

7. 
   

   
   ייעדו מנהיגים. דין וחשבון הוא גורם חיוני לביצוע נכון של תוכנית העבודה שלך. מי אחראי על מה? צוות יכול לעבוד על מטרה נתונה, אך עליכם לייעד אדם אחראי שיבטיח שהמטרה תושג בצורה מתוזמנת.

8. 
   

   
   לנסח את האסטרטגיה שלך. בחן את תוכנית העבודה שלך וקבל החלטה כיצד להשתמש במשאבים שלך ולהתגבר על האילוצים שלך, להשיג את משימותיך ולהשיג את המטרות שלך.
   • פרט אמצעים ספציפיים. קבע תוכנית פעולה שתעמוד ביעדים שלך, על בסיס יומי או שבועי. עליכם לציין גם את הפעולות שצריך לנקוט על ידי חברי הצוות שלכם. כדי לארגן את תוכנית הפעולה שלך, שקול להשתמש בתוכנת ניהול פרויקטים או בלוח שנה אישי.
   • פיתוח לוח זמנים לסיום העבודה. תוכלו לקבוע לוח זמנים כזה, אך שימו לב שכדי לעמוד בלוחות הזמנים עליכם לקחת בחשבון אירועים בלתי צפויים שעלולים לעכב אתכם לאורך הדרך.