כיצד להכין לוח זמנים

תוֹכֶן

• בשלבים
• חלק 1 רשמו את המשימות היומיות החשובות ביותר שלכם
• חלק 2 בניית לוח זמנים
• חלק 3 מיטוב את לוח הזמנים שלך

כיום, רוב האנשים מנהלים אורח חיים קדחתני. לכן חשוב לדעת כיצד לארגן היטב את זמנכם. זמן הוא המשאב היחיד שאנחנו לא יכולים לקנות בכסף. ובכל זאת, בזמן זה או אחר, רבים מאיתנו לא מבצעים אופטימיזציה או מאבדים אותו שלא לצורך. לוח זמנים יאפשר לך להשתלט על היום שלך משעה לשעה. בנוסף, תוכנית טובה תעזור לכם מאוד להגיע ליעדים הגדולים והקטנים שהצבתם לעצמכם.

בשלבים

חלק 1 רשמו את המשימות היומיות החשובות ביותר שלכם

1. 
   

   
   פרט את כל הפעילויות היומיות שלך. לא משנה אם הרשימה שלך בסדר כרונולוגי או לא. הטיוטה הראשונה הזו היא רק סיעור מוחות ולא רשימה של דברים שצריך לעשות לפי הסדר. קח כשעה כדי לרשום את כל המשימות שאתה צריך לבצע בכל יום (ואת כל הדברים שאתה צריך לעשות אבל לא לעשות).
   • אם אתה מתקשה לזכור את כל מה שאתה עושה כל יום, שמור איתך מחברת קטנה וכתוב את כל הפעילויות היומיומיות שלך בזמן שאתה עושה אותן.

2. 
   

   
   רשמו את המשימות החשובות ואת אלו שפחות חשובות. כשאתה מתחיל לעשות סיעור מוחות, אל תבחן בשום פעילות שהיא לא משמעותית מדי. בין אם המשימה חשובה או לא, עליכם לבצע אותה. בלוח זמנים מוקדם עדיף לכלול את כל הפעילויות שלך ולבצע שינויים מאוחר יותר במידת הצורך.
   • אם אתה צריך להוציא את הכלב שלך בבוקר ובערב, כתוב אותו.

3. 
   

   
   
   
   שאל את עצמך שאלות על פעילויותיך. אילו משימות עליכם לבצע כדי להבטיח שתוכלו להזין את עצמכם? אילו משימות עליכם לבצע כדי להגיע לעבודה בכל יום? איך אתה מארגן שמישהו יאסוף את בתך בבית הספר?
   • בוודאי תופתעו לגלות את כל המשימות הקטנות שעליכם לבצע בכדי שתוכלו לקחת על עצמכם את האחריות הגדולה ביותר. עם זאת, אל תתייאש: האור נמצא בקצה המנהרה. לוח זמנים יאפשר לך לזהות משימות ונישות שאינן או לא מאוד פרודוקטיביות. לאחר מכן תוכלו לעבוד בכדי לחסל אותם מתי ומתי.

4. 
   

   
   נתח את הרשימה שלך. אם אתה מבין שיש לך מעט זמן או אין זמן פנוי, עיין ברשימת המשימות שלך כדי לבדוק אם אכן יש צורך בכל. אתה עשוי לגלות שאתה יכול לקחת על עצמך חלק מהאחריות שלך בצורה יעילה יותר או להאציל אותם לאנשים אחרים.
   • אם גילית שאתה מבשל יותר מדי, האם תוכל לשאול את שכנתך (או שכנתך) אם הוא יהיה מוכן לשתף בהכנת ארוחות מסוימות? תוכלו להסכים על כלים ששניכם אוהבים ולבשל כל סיבוב פעם או פעמיים בשבוע.

חלק 2 בניית לוח זמנים

1. 
   

   
   
   
   פתח גיליון עבודה חדש ב- Microsoft Excel או בתוכנה דומה. שמור את העמודה השמאלית הראשונה בזמנים ואת השורה העליונה בימי השבוע.

2. 
   

   
   שייך משימות ללוחות הזמנים המתאימים. התחל עם הפעילויות שאתה צריך לעשות בכל יום באותה שעה. השתמש בניתוח שכבר ביצעת בכדי להכניס משימות אלה לנישה הטובה ביותר האפשרית. אל תשכח להזמין הפסקה אחת או יותר במהלך היום.

3. 
   

   
   תן לעצמך יותר זמן לבצע את הפעילויות שלך. ככלל, מספיק חריצים של שעה. עם זאת, ייתכן שתצטרך 90 דקות או אפילו שעתיים כדי לבצע משימות מסוימות, מכיוון שיכול לקחת זמן להתמקד במה שאתה צריך לעשות. אל תשכח להזמין משבצות של 30 דקות. אל תיפול לאותה מלכודת כמו אנשים רבים אחרים: אל תהיה לוח זמנים חזק מדי.
   • אם אתה רוצה ליצור משבצות ארוכות יותר, אתה יכול למזג תאים מרובים.

4. 
   

   
   היו גמישים. לעיתים קשה לדעת את הזמן הדרוש להשלמת כל משימה. לוח זמנים גמיש יאפשר לכם להאריך או לקצר את משך הפעילויות במידת הצורך. קח בחשבון את הכישלונות על ידי הוספת מספר דקות נוספות להשלמת המשימות שלך.
   • היזהר: אל תשתמש ברגעי הרגיעה שלך כ"מאגר "נישה, כלומר משבצות בהם תוכלו להשתמש גם כדי לסיים משימה שלא הושלמה בזמן הצפוי. רגעי הרגיעה אינם יוקרה.תן להם את אותה חשיבות כמו לכל פעילות אחרת.

5. 
   

   
   הדפס את הגיליון האלקטרוני שלך. כנראה שתמצא שימושי להדפיס כמה עותקים. שים אחד על המקרר, אחד בחדר שלך ואחד בחדר האמבטיה שלך. הדגש או הדגש פעילויות חשובות.

6. 
   

   
   השתמש בקוד צבע. השתמש בסמנים בצבעים שונים כדי לזהות כל תחום בחייך. לדוגמה, אתה יכול להשתמש בצבע צהוב לעבודה, אדום לצורך פעילות גופנית, כחול לבית הספר וכן הלאה. מבט מהיר יאפשר לכם לקבל מושג טוב על תוכנית היום. לדוגמה, אם אתה רואה הרבה כחול, מייד תדע שאתה עמוס מדי בפעילויות בבית הספר בימינו.

חלק 3 מיטוב את לוח הזמנים שלך

1. 
   

   
   נתח את האנרגיה שיש לך בבוקר. רוב האנשים מנתחים דברים טוב יותר ויש להם יצירתיות טובה יותר בבוקר. עם זאת, יכולותיהם נוטות להצטמצם ככל שהיום מתקדם. אם זה המקרה שלך, קבע את הפעילויות הדורשות את הריכוז שלך ואת החשיבה שלך בבוקר. לדוגמה, ייתכן שתחליט לתאר בבוקר.
   • עם זאת, יתכן גם שתעשו את רוב העבודה היצירתית שלכם בערב. אין זמן רע ביום לעשות דברים. המטרה שלך היא ליצור לוח זמנים יעיל שמתאים לצרכים שלך ולאישיות שלך.

2. 
   

   
   נתח את האנרגיה שיש לך אחר הצהריים. אם אתה כמו רוב האנשים, אין לך הרבה אנרגיה אחר הצהריים. במקרה זה, נצלו אותו לביצוע משימות חוזרות ומשעממות יותר. אנו מדברים כאן על פעילויות שאינן דורשות התבוננות עמוקה או ריכוז אינטנסיבי. לדוגמה, השתמש בפרק זמן זה כדי לקבוע פגישות, לצאת למספר סידורים או להגיב להודעות דוא"ל קצרות וכו '.

3. 
   

   
   נתח את האנרגיה שיש לך בערב. אנשים רבים נהנים בערב שלהם כדי להכין ולארגן את הפעילויות של יום המחרת. אתה יכול להכין את סל הצהריים שלך למחרת, לבחור ולהוציא את הבגדים שאתה לובש, לבזבז זמן בסידור הבית שלך או להיפטר מפריטים שאתה כבר לא צריך.

4. 
   

   
   יצרו הרגלים טובים בכדי להשיג את יעדיכם. לדוגמה, החליט להקדיש 30 דקות ביום לעבוד על הרומן שלך, לאחסן את המוסך שלך או ללמוד גינון. זה יאפשר לך לעבוד קצת בכל יום כדי להשיג את המטרות שלך ולפתח הרגלים טובים כדי להשיג אותם. אתה תהיה בדרך כלשהי ב"טייס אוטומטי ". בהגדרה, כל הדברים שאתה עושה באופן קבוע, בין אם הם טובים או רעים, בסופו של דבר הופכים להרגל.

5. 
   

   
   בדוק את לוח הזמנים שלך. זה מתאים לך? האם תכנת את הפעילויות שלך באופן הגיוני? האם יש צורך לבצע כמה שינויים? שנה את מה שגוי על ידי סקירת הדברים בזה אחר זה. לשם כך, אל תחכו לסוף השבוע או לסוף החודש. בהדרגה, כל יומיים או שלושה, חשוב לבצע את ההתאמות הנדרשות עד שתרגיש שהלוח הזמנים שלך מתאים לך. כל חודש יתכן שתצטרך לראות את זה שוב ולבצע שינויים קטנים או גדולים. אכן, הדבר היחיד שאנחנו יכולים להיות בטוחים לחלוטין בחיים הוא שהדברים משתנים.