כיצד לענות להודעת דוא"ל המחייבת אישור נוכחות

תוֹכֶן

• בשלבים
• חלק 1 החלט כיצד ומתי להגיב
• חלק 2 הכנת תשובה
• חלק 3 ניהול מיילים אוטומטיים ופתרון בעיות

עם הפופולריות הגוברת של דואר אלקטרוני כאלטרנטיבה לשירותי דואר מסורתיים, הזמנות לאירועים חברתיים בדואר אלקטרוני פופולריות להפליא לפגישות חג, ימי הולדת, חתונות ועוד. כיום מארגני האירועים מסתפקים בהרבה בהודעות דואר אלקטרוני המבקשות אישור להשתתפות (המכונה גם RSVP, שפירושו "אנא השב") מבעבר. עם זאת, מכיוון שדואר אלקטרוני המבקש תשובות כה חדש, אנשים רבים אינם יודעים להגיב כראוי. אני מקווה שעדיף שתגיב על כך אם אתה יודע את השעה ואיך לעשות זאת, הכין את תשובתך ובדוק את קבלת ההזמנה.

בשלבים

חלק 1 החלט כיצד ומתי להגיב

1. 
   
   

   
   בדוק אם באמת תלך לאירוע. ההחלטה או הצעד הראשון יהיה לקבוע אם באמת תלכו לאירוע. עליכם לחשוב על האפשרות להשתתף באירוע ברגע שתקבלו את ההזמנה בדוא"ל RSVP.
   • זכור איפה האירוע יתקיים ואם אתה צריך לנסוע. אם, למשל, מישהו מזמין אותך לחתונה מחוץ לעיר, יתכן שתצטרך לקנות כרטיס טיסה כדי להגיע לשם, וזה יכול להיות יקר.
   • הפוך את התוכנית שלך כדי לוודא שאין לך אירועים אחרים באותו יום ובאותו הזמן.
   • שוחח עם בן / בת זוגך ובני משפחה אחרים כדי לוודא שהם יהיו זמינים. חלקם עשויים לדחות ואחרים עשויים לקבל.

2. 
   
   

   
   זהה את סוג ההזמנה. נסיבות שונות מצריכות ניואנסים ורמות פורמליות שונות. לכן, עליך לחשוב על סוג האירוע לפני שאתה מגיב להזמנה. זה יאפשר לך להיות בטוח שאתה לא עושה טעות חברתית.
   • בדקו אם מדובר באירוע חברתי לא רשמי כמו הזמנה למנגל שהשכן עושה בלי סיבה ושולח לכם הזמנה בדואר אלקטרוני לא רשמי. יש לך אפשרות להגיב באופן לא רשמי להזמנות מסוג זה וייתכן שיש לך פחות זמן לשלוח את התשובה.
   • אם מדובר באירוע חברתי רשמי כמו הזמנות לחתונות, מסיבות יום הולדת, קהילות או אישורים, הן דורשות תשובה בנימה פורמלית, ממש כפי שההזמנה התקבלה.

3. 
   
   

   
   
   
   הגיב ברגע הנכון. לאחר קבלת החלטה וחשיבה על ההזמנה, עליך להגיב במועד. לבסוף, זהו אחד ההיבטים החשובים ביותר בעת מענה לדוא"ל RSVP מכיוון שעליך לתת לאדם את האישור הדרוש להשתתפותך או לא באירוע.
   • קרא את ההזמנה כדי לראות אם א תאריך נדרש כדי לענות לדוא"ל RSVP. תאריך זה אינו מהווה הצעה. וודא שאתה מגיב בתוך הזמן המצוין.
   • השב בהקדם האפשרי. למרות שהאדם שהזמין אותך יכול היה לתת חודש או חודשיים לענות, זה לא אומר שאתה צריך לקחת את כל התקופה הזו. נהפוך הוא, עליכם להגיב ברגע שתקבלו החלטה קונקרטית בשאלה האם אתם הולכים לשם או לא.

חלק 2 הכנת תשובה

1. 
   
   

   
   מלא את שדה הנושא. לאחר ההחלטה מתי ואיך תגיב, עליך להכין טיוטה גסה של התשובה שתתן. לשם כך, התחל לכתוב בשדה האובייקט. זה אמור לכלול קבלה או דחייה של ההזמנה ולשקף את נימת האירוע.
   • עבור אירועים רשמיים, עליך להשתמש בטון רשמי. לדוגמה, כתוב אן ורוג'ר לא יוכלו להשתתף במשתה ב -11 במאי.
   • בנסיבות לא פורמליות כמו ברביקיו אצל שכן, אתה יכול לכתוב לא ניתן להשתתף במנגל ב -11.

2. 
   
   

   
   
   
   כתוב את המכתב. חשוב להגיב כראוי שכן הוא משקף את נימת התגובה שלך. בנוסף, אם אתה משתמש בברכה מתאימה, תתן לאדם שהזמין לך מושג כיצד אתה רואה את זה.
   • בחר ברכה שעשויה לכלול חברתי הטובה, À או יקירתי.
   • אירוע לא פורמלי דורש מענה פשוט לאדם ששלח לך את הדוא"ל. לדוגמה, אתה יכול לכתוב מרטין וג'ין היקרים.

3. 
   
   

   
   כתוב את תוכן ה-. גוף ה- e שלך ​​הוא אולי החלק החשוב ביותר בדוא"ל RSVP. זה משקף את נימת ההזמנה ומגיב עליה ישירות. כמה דוגמאות לאישור או לדחיית הזמנה כוללות אלה.
   • אירוע לא פורמלי מבטיח תגובה לא רשמית מהסוג תומאס, אנו מאוד מעריכים את הזמנת המנגל, אך אנו לא נלך מחוץ לעיר באותו יום.
   • אירוע רשמי ראוי לטון דומה. לדוגמה, אתה יכול לכתוב משפחת דופונט מקבלת את הזמנתך לחתונתם של ז'וזה ובלינדה ב- 5 בנובמבר 2019. דוגמא נוספת היא הבאה ז'אן ושרה אפלבי מקבלים בשמחה את ההזמנה שלך למסיבת יום ההולדת ה -15 של מרתה רודריגז.
   • סירוב רשמי להזמנה עשוי להיות כדלקמן משפחת פארקר לא תוכל להשתתף בחתונתם של ז'וזה ובלינדה ב- 5 בנובמבר 2019.

4. 
   
   

   
   חתום וכתוב את שמך. לאחר כתיבת המסמך, עליך לחתום על דוא"ל ה- RSVP. זו יותר מסתם פורמליות, מכיוון שהחתימה מציגה את סוג הקשר שיש לכם עם האדם שהזמין אתכם. זה גם סימן לכך שאתה מרגיש כלפי אותו אדם.
   • בחר לברכה רשמית. לדוגמה, אתה יכול לכתוב בלבביות, איחולי, אנא קבל, אדוני או גברתי, ברכותי, או אנא קבל, אדוני או גבירתי, את ביטוי רגשותיי הנכבדים.
   • בחר נוסחה לא רשמית כמו מאוד בכנות, ברכותיי, ללבוש היטב או בכבוד רב.
   • בחר סיום מתאים אם אתה מקבל או דוחה את ההזמנה. לדוגמה, כתוב בצער רב או תודה.
   • חתום עם שמך לאחר הנוסחה הסופית. לאירועים פורמליים יותר, אל תהססו לחתום עם שמכם הפרטי ושם של אנשים אחרים שהוזמנו גם הם. לאירועים רשמיים יותר, חתום בשם הפרטי של כל האורחים ושם משפחה אחר האדם האחרון. במקרים מסוימים, כמו כאלה שבהם יש לך קשר היכרות קרוב עם האדם שהזמין אותך, יש לך אפשרות לכתוב משפחת סאנצ'ס.

חלק 3 ניהול מיילים אוטומטיים ופתרון בעיות

1. 
   
   

   
   לחץ על לדחות או לקבל. עשה זאת אם לדוא"ל יש כפתור אוטומטי. מרבית מארגני האירועים הרשמיים מסתמכים יותר ויותר על שירותי RSVP אוטומטיים כדי לשלוח דוא"ל. אם מישהו משתמש בשירות דומה כדי לשלוח לך הודעות דואר אלקטרוני של RSVP, סביר להניח שהן יווצרו על ידי צד שלישי. בנוסף, הדוא"ל יכלול ככל הנראה אפשרויות עם לחצנים המאפשרים לך ללחוץ עליהן לקבל או אשפה את ההזמנה.
   • אינך נדרש להשיב לאדם באמצעות דוא"ל אם אתה מקבל אחד כזה.
   • לאחר שתאשר או תדחה את ההזמנה, התגובה תישלח לצד השלישי שמנהל את הדואר ותעביר אותו לאדם שמארגן את האירוע.
   • שירותי דואר אלקטרוני אוטומטיים של RSVP משמשים לעתים קרובות לנסיבות חצי רשמיות כמו מסיבות יום הולדת, ישיבות ארציות ואירועים דומים אחרים.

2. 
   
   

   
   לחץ על אפשרות האישור. אם אתה חושש לקבל את תגובתך, תוכל לשקול ללחוץ על הכפתור הכרה בקבלה בדף הדוא"ל. על ידי לחיצה עליו, שירות הדואר האלקטרוני שלך יפיק אישור שליחה כאשר האדם שאליו תגיב יקבל או יפתח את הדואר האלקטרוני שלך. בדרך זו, תדע שהיא קיבלה את שלך.
   • אישור המשלוח ניתן למצוא במיקומים שונים בהתאם לשירות בו אתם משתמשים.
   • יתכן כי אפשרות זו אינה זמינה בשירותים מסוימים.

3. 
   
   

   
   שלח דוא"ל מעקב אם אתה משנה תוכניות. במקרים נדירים יתכן שתצטרך לשנות את תשובתך. אם קיבלת את ההזמנה והבנת שלא תוכל להשתתף או אם דחתה ופתאום, יש לך הזדמנות ללכת, עליך לפנות לאדם שהזמין אותך ל להודיע ​​על כך.
   • אם לחצת שלא במתכוון על כפתור 'קבל אוטומטית' בדוא"ל RSVP, עליך לשלוח אחד ישירות לאדם כדי לתקן את השגיאה שלך.
   • אם עליך לדחות הזמנה שקיבלת במקור, הודע לנמען. אתה יכול למשל לשלוח לו אימייל על ידי הצבת אובייקט שינוי התשובה ועל ידי כתיבת משהו כמו עקב אירועים בלתי צפויים, שרה ואני לא נוכל עוד להשתתף בחגיגת יום השנה ה -20 שלך ב- 14. אנו מתנצלים על השינוי ומצפים לראותך בקרוב.
   • אם עליכם לקבל הזמנה שכבר דחתתם, ספרו לאדם. לדוגמה, שלחו דוא"ל והניחו כאובייקט שינוי תשובתי ולכתוב ברצוני להשתתף באירוע אם עדיין יש לכם את הזמינות לקבל יותר אורחים.
   • יש לבצע שינויים בהזמנות RSVP בהקדם האפשרי. ניתן לשנות את ההזמנות לאירועים לא רשמיים לאחר מספר ימים. עם זאת, עבור אירועים רשמיים (כמו חתונות), יש לערוך אותם לפחות חודש מראש.