איך לענות לשיחת הטלפון של הבוס שלי

תוֹכֶן

• בשלבים
• חלק 1 תרגול הנימוסים המקצועיים בטלפון
• חלק 2 דיון עם המנחה שלך
• חלק 3 מענה לשיחת טלפון מחוץ לשעות העבודה

קבלת שיחת טלפון מהבוס שלך היא לפעמים מקור לחרדה, במיוחד אם זה לעיתים קרובות מלחיץ אותך וגורם לך לאבד את הביטחון העצמי. הדרך הטובה ביותר לענות לשיחות טלפון ממעסיקך היא לתרגל נימוסים מקצועיים בטלפון בכל עת ולהיות תמיד מוכנים לקבל משימות ולענות על שאלות הקשורות לעבודתם.

בשלבים

חלק 1 תרגול הנימוסים המקצועיים בטלפון

1. 
   

   
   הרם את השיחה. תן לטלפון לצלצל פעמיים שלוש לפני האיסוף. זה ייתן לו את הרושם שאתה עסוק ומתפקד היטב. הרם את השיחה מוקדם מדי, צרו רושם שאתם לא עסוקים במיוחד או שאינכם עושים כלום כלל, ממתינים זמן רב מדי לפני כן, מציעים כי המתקשר אינו בעדיפות עליכם.
   • זכור להחיל כלל זה בכל פעם שאתה נמצא במצב מקצועי, מי שיתקשר אליך. אל תעשו זאת או אל תחילו את כללי הנוחות שלו רק כאשר הבוס שלכם ינסה ליצור איתכם קשר טלפוני, אלא עם כולם, כולל עמיתים, לקוחות וספקים, שיהיו פתיחים יותר אם תתנהגו כראוי. בנוסף, לעולם לא תוכלו לדעת בוודאות מתי המעסיק שלכם יתקשר אליכם מקו אחר.

2. 
   

   
   בירכו אותו במקצועיות. כשאתם עונים לטלפון, עשו מאמץ להיות כמה שיותר מקצועי ונעים. לדוגמה, אם עמיתיך לעבודה או המעסיק שלך מתקשרים אליך, תגידו "הנה ז'אן פויסון. איך אוכל לעזור לך? "
   • אם אתה עובד בארגון גדול עם מחלקות מרובות, ציין את שם המחלקה או המחלקה שלך בברכתך. תגיד, "כאן ז'אן פויסון מהמחלקה המסחרית. מה אני יכול לעשות בשבילך? "
   • כשאתה עונה לשיחת טלפון מקו חיצוני, הזן את שם העסק שלך, גם אם אתה חושב שהבוס שלך יתקשר אליך. לדוגמא, תגידו "שלום! הנה שירות ABC, ז'אן פויסון למכשיר. איך אוכל לעזור לך? "

3. 
   

   
   
   
   לבלוע אוכל או לירוק את המסטיק שלך. עשה זאת בצורה הטובה ביותר לפני שאתה מרים טלפון, אך אם אינך מצליח לעשות זאת בזמן, סיים את הפעולה בצורה הכי דיסקרטית ואפשרית. שיחה עם מסטיק או אוכל בפה אינה ראויה ומעניקה דימוי עצמי רע. מוטב שהבן שיח יבין זאת.

4. 
   

   
   דברו בבירור וישירות למיקרופון. זה יעזור לך להימנע מבעיות תקשורת בינך למפקח שלך, מה שעלול לגרום לבעיות בהמשך. בנוסף, הבוס שלך יהיה מתוסכל אם יתקשה לתקשר איתך בגלל בעיית סאונד או איכות שמע לקויה.
   • זכור גם לחייך כשאתה עונה ומדבר בטלפון. רוב המתקשרים, כולל הבוס שלך, יידעו שאתה מחייך עם הקול והטון שלך. זה ישפיע לטובה על הבוס שלך, במיוחד אם אתה עובד בענף הקשור למכירות ושירות לקוחות.

5. 
   

   
   תן לזה את כל תשומת הלב שלך. היזהר מאוד כשמדברים בטלפון עם הבוס שלך. עצור את כל מה שאתה עושה גם אם זו משימה שהוא נתן לך קודם. היה מוכן להקשיב למה שיש לו לומר לך.
   • באופן כללי, הימנעו מהסיכוי מצד גורמים חיצוניים כאשר מתקשרים עם הבוס שלכם. לדוגמה, אם אחד מעמיתיך נכנס למשרד שלך כשאתה בטלפון, אמור לו בתנועה מנומסת שאתה לא יכול לדבר איתו ברגע זה.

חלק 2 דיון עם המנחה שלך

1. 
   

   
   
   
   רשמו הערות. קח את המחברת שלך והיה מוכן לרשום הערות כשאתה משוחח איתו. פעולה זו תאפשר לכם להיות מוכנים בכל עת לציין כל מידע חשוב שהוא היה רוצה להעביר אליכם במהלך השיחה כמו: זמנים, תאריכים, כתובות או הוראות למשימה מסוימת. זה גם יאפשר לכם לרשום את כל השאלות החשובות שתרצו לשאול אותו בתמורה.
   • זכרו תמיד להניח על השולחן, במגירה עליונה או במקום נגיש, פנקס ועט. הפעלת מחברת בקרבת מקום תאפשר לך להקליט מידע חשוב בכל פעם שאתה מבצע שיחת טלפון מתוזמנת או לא מתוכננת.
   • אם אין לך מחברת בהישג יד, אך שב מול מחשבך, פתח דף ריק או מסמך Word ורשום הערות כאילו אתה משתמש במחברת. עם זאת, שימו לב שהוא יוכל לשמוע את ההקלדה שלכם, אז הקפידו מאוד והקשיבו היטב כך שהוא פחות נוטה לתהות אם צלילי המקלדת שלכם באמת קשורים לשיחה שלכם.

2. 
   

   
   הישאר רגוע. נשמו עמוק ורגוע לכמה רגעים ושתו מעט מים לפי הצורך להרגיע אתכם. קל לזהות אדם חרד בטלפון, במיוחד אם היא נושמת בכוח או שיש לה קול רועד ומהוסס. הישארות רגועה תעזור גם לכם להרגיש בטוחים יותר ולשלוט במצב.
   • אם אתה יודע שמעסיקך יתקשר אליך בקרוב, שחרר את עצמך מחרדה על ידי הליכה קלה לפני שתקבל את השיחה. קום והלך קצת במשרד או בשירות שלך, זה יעזור לך. רק הקפידו לחזור בזמן לשיחה.
   • אם אתה מרגיש צורך להירגע במהירות לפני השיחה או במהלכה, קח כמה נשימות עמוקות. נשמו לאט ככל האפשר דרך האף במשך ארבע עד חמש שניות. עצרו את הנשימה במשך שלוש שניות נוספות ואז נשפו בעדינות עוד ארבע עד חמש שניות. שאיפת חמצן תעזור לכם להקל על המתח ולאפשר לכם לנקות את הראש.

3. 
   

   
   תרגל האזנה פעילה כל הזמן. מכיוון שהוא לא מדבר אליך בפנים, חשוב שתביני בבירור את כל מה שהוא אומר לך בטלפון. אל תהססו לבקש ממנו לחזור ולהסביר דברים שלא שמעתם או הבנתם.
   • למעשה, בקש הבהרה או אישור מעת לעת כמה פרטים, גם אם אתה מבין את הוראותיו. רק נסה לסכם את ההוראות במילים שלך לפני שתנתק. על ידי תרגול האזנה אקטיבית, תוכלו להראות לו שאתם מקשיבים לו בשקדנות ומקצועיים.

4. 
   

   
   ענה לו בקצרה. אל תסתובב בין השיח, היכנס ישר לעניין וענה לו ישירות. זה נותן רושם שאתה מוכן היטב ויאפשר לבוס שלך להתמקד במטרת השיחה שלו מבלי להיות מוסח מדי. ברוב המקרים המעסיק שלך עסוק מאוד ורק מתקשר אליך כי הוא רוצה ממך מידע ספציפי. אלא אם כן הוא מבקש ממך במפורש למסור לו את כל הפרטים, תן לו בדיוק מה שהוא רוצה.
   • שוב, אין זה אומר שאסור לבקש בירור במידת הצורך. המעסיק שלך בהחלט עסוק מאוד, אבל עדיף שתקדיש 60 שניות יותר עכשיו לשאול את שאלתך מאשר שתצטרך להקדיש שעות לתיקון הטעויות שלך עם הבוס שלך. אם יש לך הרבה שאלות לשאול, אך אין לך מספיק זמן לשאול, שאל את המנהיג שלך אם אתה יכול להתקרב לעמית מסוים או להתייעץ עם מסמך כתוב כדי להיות מעודכן יותר.

5. 
   

   
   תן להנהנים מילוליים. עשו זאת לאורך כל השיחה. הנהנים מילוליים הם אמירות כמו "כן", "מסכים", "אני מבין" ו"אני מבין ". כולם מראים שאתה מקשיב לזה באופן פעיל.
   • כמובן, יש להעניק הנהונים מילוליים אלה בשעות מתאימות במהלך השיחה. המתן להפסקה לאחר הוראות או הסבר לפני שתעשה זאת.

6. 
   

   
   יש גישה חיובית לאורך השיחה. גישה חיובית ודינמית מראה לבוס שלך שאתה בטוח, מוכשר ולא חושש להתמודד עם אתגרי העבודה. לדוגמה, אם הוא קורא לך לדון בבעיה, דבר איתו על פתרונות אפשריים שתוכל ליישם.
   • היו פתוחים ככל האפשר גם אם הוא מבקר את העבודה או הגישה שלכם. קבל את הביקורת על ידי סיכום אותה במילים שלך ואז דן כיצד לתקן אותה. אתה יכול להביע בכנות את הדאגות שלך לגבי הדרך קדימה בעתיד, אך להימנע מתירוצים לטעויות ובעיות בעבר.
   • נסח את המשפט שלך באמצעות הכינוי "אני" במקום "אתה" כשאתה רוצה להביע את חששותיך או להסביר בעיות עבר. זה יאפשר למנהיג שלך לא להעמיד את עצמו על ההגנה, לענות לך בשלילה או במכת הכעס. לדוגמה, אם הוא קורא לך לדון איתך על משימה שלא הצלחת לסיים בזמן, אומר "התקשיתי לאסוף את המידע הדרוש" במקום להגיד "לך לא מסר לי את המידע הדרוש בזמן ".

7. 
   

   
   תודה לו. זכור להודות לשף שלך שהקדיש לך זמן להתקשר אליך. למרות שהוא זה שהתקשר אליך, ולא להפך, להודות לו שהוא התקשר אליך זו דרך נהדרת להראות לו את הערכתך לזמן שהוא או היא העניקו לך. לדוגמה, תגיד, "אני יודע שיש לך יום עמוס, תודה שהקדשת זמן להתקשר אלי. "
   • עשה זאת בכל פעם שהממונה שלך מתקשר אליך, ובמיוחד כשהוא עושה זאת כדי להביע דאגה, לבקר את העבודה שלך או להסביר פרויקט. המטרה היא להראות לכם כמה אתם להוטים לבצע את המשימות שניתנו לכם, ולהודות לו על הזמן שהוא או היא העניקו לכם היא דרך להכיר בכך שהשיחה שלו תעזור לכם לבצע את העבודה בצורה טובה.

חלק 3 מענה לשיחת טלפון מחוץ לשעות העבודה

1. 
   

   
   ענה לשיחה במידת האפשר. אם הבוס שלך מתקשר אליך לאחר שעות העבודה, הרם איתו ושוחח איתו אם זה לא מפריע לסדרי העדיפויות האחרים שלך. ביצוע זה חשוב עוד יותר אם אתה נמצא במצב זה פחות משישה חודשים.
   • הנכונות שלך לתקשר עם הבוס שלך לאחר שעות פעילות רגילות תראה עד כמה אתה מסור לעסק שלך ולעבודה שלך.
   • אם אינך יכול לענות לו כשהוא מתקשר אליך, חתום עליו בהקדם האפשרי. באופן אידיאלי, היית מקשיב לקול שנותר לך ומתקשר שוב בהקדם האפשרי. בהתאם לתרבות החברה ולאופי השיחה, אתה אמור להיות מסוגל להגיע באמצעות שליחת דואר אלקטרוני או דואר אלקטרוני כדי להסביר מדוע לא תוכל לקחת את שיחתו אם אינך יכול לחזור אליו.

2. 
   

   
   סקור את התרבות הארגונית שלך. בחלק מהחברות המעסיק מחייב את העובד לשמור על קשר בטלפון ובמייל, ללא קשר לשעה או יום. למרות שזה עשוי להיראות לא הוגן, עדיין תצטרך לקבל את זה כחלק מתרבות החברה שלך אם אתה רוצה להמשיך לעבוד על זה.
   • אם אינך יודע אילו חוקים יש לבצע, התקרב לעמיתיך. תוכלו ללמוד שתוכלו לחכות כמה שעות לפני שתגיבו או שכולם יגיבו מייד. מצא את המידע הנכון והחל אותו.

3. 
   

   
   הישאר חיובי ונהג בהתאם למצב. היה תמיד אדיב וחיובי כשאתה מקשיב למעסיק שלך, גם מחוץ לשעות העבודה. עם זאת, אתה צריך להסתכל על כל סיטואציה בנפרד לפני שתחליט כיצד להגיב אליו.
   • לדוגמה, אם המעביד שלך מבקר אותך או נותן לך הוראות לגבי עבודה, רשום הערות במהלך השיחה, אך אל תהסס להמשיך בפעילותך החוץ-מקצועית לאחר סיום השיחה. אם המשימה שהוא נתן לך אינה דחופה, אתה יכול להניח אותה בצד ולבצע אותה בשעות עבודה רגילות.
   • מצד שני, אם מדובר במצב חירום, עליכם לשים את עצמכם בו זמנית ולפתור את הבעיה מבלי לאבד שנייה, על פי רצונו של הבוס שלכם.

4. 
   

   
   הערך את שביעות הרצון שלך. הבוס שלך לא יכול לצפות באופן סביר שתהיה זמין 24 שעות ביממה, 7 ימים בשבוע, עם זאת, אין כל ערובה לכך שהציפיות שלו יהיו סבירות. אם הבוס שלך מתקשר אליך באופן קבוע לאחר שעות וזה גורם לך להרגיש לא בנוח או חרד, שקול לחפש עבודה אחרת.
   • כבה את הטלפון הסלולרי שלך אם אתה יודע שהמעסיק שלך יתקשר לאחר שעות, אך אם אתה לא מאוחד, אתה יכול כנראה להיות מפוטר בכל עת. הבוס שלך עשוי לחזור בו אם הוא / היא יבחין שאתה לא עונה לשיחות שלו לאחר שעות העבודה או שאתה מחזיר אותך לשם כך.