כיצד לארגן ולהתמקד בעבודה שלך

תוֹכֶן

• בשלבים
• שיטה 1 שים את עצמך במצב הנפשי הנכון
• שיטה 2 נקה את סביבת העבודה שלך
• שיטה 3 מניעת הסחות דעת

המשרד הוא לרוב המקום בו הכי חשוב להישאר ממוקד ולהימנע מכל הסחות הדעת. עם זאת, לעיתים קרובות זה המקום בו הרוחות משתוללות ובאופן בו אנשים אינם מופרעים ביותר. בעולם מהיר ומלא הסחות דעת, נראה שאי אפשר לשמור על ריכוזו וארגוןו.עם זאת, על ידי העמדת מצב רוח נכון, ניקוי סביבת העבודה והימנעות מהסחות דעת בצורה הטובה ביותר, תוכלו להישאר מסודרים וממוקדים במשרד.

בשלבים

שיטה 1 שים את עצמך במצב הנפשי הנכון

1. 
   

   
   הכינו את היום מראש. רשמו בסדר היום שלכם את כל המשימות שתרצו לבצע בתחילת יום העבודה או בערב שלפניכם. על ידי הכנת כל מה שעליך לעשות מראש, תעזור בהכנת עצמך נפשית. זה יכול גם למנוע את הסחת דעתך מכיוון שתצטרך לעקוב אחר התוכנית שלך.
   • אפליקציות מסוימות בסמארטפונים כמו Wunderlist או Todoist יכולות לעזור לך לשמור על מיקוד על ידי הגדרת תזכורות למשימות שעליך לבצע. זו בחירה טובה אם אתה נוטה להיסחף מיעדיך במהלך היום. ההתראות שתכוונו יעזרו לכם להישאר במשימות שלכם.

2. 
   

   
   תן לעצמך זמן הכנה. ממהרים בבוקר לעבודה או מגיעים מאוחר, תרגישו לחוצים מתחילת היום. הימנע מלהתרחש בכך שתתן לעצמך מספיק זמן לעבוד. אתה יכול אפילו להגיע קצת יותר מוקדם. תבינו שאתם יותר ממוקדים ופרודוקטיביים יותר בדרך זו.
   • בנוסף, אתה יכול לנשום עמוק כמה פעמים כשאתה יושב ליד שולחן העבודה שלך. זה ייתן לך חמש דקות להתרגל. על ידי שתקדיש לעצמך קצת זמן לפני שתתחיל לעבוד, תרגיש רגוע יותר, מה שיעזור לך להישאר מסודר ולהרגיש פחות מוסח.
3. התחל עם משימה פשוטה. זה יעזור לך להרים ולהתמקד. התחל את היום במשימה קטנה וברגע שתסיים לשטוף, תרגיש מוטיבציה יותר להתמודד עם המשימות המסובכות יותר.
4. התרכזו במשימה אחת בכל פעם. קל יותר לעבוד על אותה משימה לזמן מה מאשר לעצור ולחדש מאוחר יותר. זה נותן לך זמן להתרכז ולחדש את המחשבות שלך במקום שהפסקת. כדי להימנע מהסחות דעת וחוסר ארגון, התחל משימה ועבוד עליה בלי להפסיק עד הסוף. ואז המשך לזה הבא.

5. 
   

   
   
   
   ערכו תרגילי מיינדפולנס. עזרו לעצמכם להישאר ממוקדים כל היום במודעות. זה פשוט אומר שעליך לשים לב לרגע הנוכחי ולהיות נוכח נפשית לגבי מה שאתה עושה. זה ימנע ממוחכם לנדוד ויעזור לכם לבצע עבודה טובה.
   • תרגילים מקדימה או התייחסות במהלך העבודה יעזרו בהפגת המתח ולהיות מוכנים יותר נפשית ופיזית ליום הקרוב. זה גם ייתן לך את האנרגיה הדרושה לך בכדי להפוך את היום שלך לפרודוקטיבי ככל האפשר.
   • תרגול המיינדפולנס עשוי פשוט לכלול ריכוז טוב בנשימה, בצעדים, במעליות או בכל מה שאתה עושה. אתה תרגיש יותר ערני וממוקד במהלך שארית היום אם תתחיל אותו עם תרגיל מסוג זה.
6. שנה את הסביבה אם אתה עובד מרחוק. אם אתה מרגיש חסר מנוחה או שאינו מסוגל להתרכז, כדאי לך לשקול לצאת וללכת לבית קפה או לספריה לעבוד. כשאתה מקיף את עצמך עם אנשים העובדים באופן פעיל, אתה תרגיש יותר מוטיבציה.

שיטה 2 נקה את סביבת העבודה שלך

1. 
   

   
   לחסל את כל מה שאתה לא צריך. הגיע הזמן לנקות אם אזור העבודה שלך לא בסדר. שולחן כתיבה לא מאורגן יגרום לך להרגיש מוצף ויהיה לך קשה להתרכז. הרחק את כל הסחות הדעת והבלאגן בשולחן העבודה שלך שמונעים ממך להיות פרודוקטיבי.
   • לדוגמה, התמקדו בתחום אחד בכל פעם ושאלו את עצמכם אם כל אחד מהאובייקטים בו עוזר לכם להשיג את יעדיכם. זרוק את מי שלא עוזר לך. זה יכול לכלול רהיטים, תיקיות, ניירות, פתקים, ספרים או אפילו תמונות.

2. 
   

   
   
   
   צרו ארגון משרדי יצרני. אתה עשוי להיות מופתע מההשפעה של משרד מסודר על התפוקה שלך. קח את הזמן למצוא את הארגון המתאים לך ביותר ונסה גישה זו.
   • מקם את המסך כ- 40 ס"מ ממך, בגובה העיניים. יש למקם טלפונים וכלים אחרים בהם אתה משתמש לעתים קרובות בצד כף היד הדומיננטית שלך, כדי להימנע מהזזת היד שלך לפניך כדי להגיע אליהם. הניח את הדברים שאתה משתמש בהם כל יום על השולחן שלך והניח את הדברים שאתה משתמש בהם פחות במגירות שלך. הקפידו על מינימום של החפצים האישיים שלכם והניחו אחד את השני את הציוד בו אתם משתמשים.

3. 
   

   
   ארגן את ערימות הדברים לעשות. אל תתנו לערימות הדברים שלכם לגרום לכם לאיים להשתלט על המשרד שלכם. בנוסף להפחתת תחושת הארגון שלך, הסוללות הללו ילחצו עליך. נסה במקום ליצור מרחב מסודר איפה לשים אותם שעבורם לא תופסים יותר מדי מקום.
   • צור תיקיות לכל משימה או ערימה. שים אותם במגירות שולחן העבודה שלך, בארון קטן או איפה שאתה רוצה. פתח את כל חוברת עבודה וחסל את כל המסמכים המיותרים שנמצאים בה לאחר שתסיים את הפרויקט. ואז הניח את התיקיה במקום שבחרת למשימות שהושלמו.

4. 
   

   
   נקה את המשרד לפני שאתה יוצא כל יום. אתה תרגיש מותש ומוצף בתחילת היום אם תגיע למשרד לראות חוסר סדר. הימנע מכך על ידי אחסון וארגון מקום העבודה שלך לפני שאתה עוזב כל יום. הימנע מכך על ידי אחסון וארגון מקום העבודה שלך לפני שאתה עוזב כל יום.
   • ארגן את משרדך שעה לפני היציאה. זה יעזור לכם למצוא דוח שאולי שכחתם תוך מתן זמן לסיים לפני סוף היום.

שיטה 3 מניעת הסחות דעת

1. 
   

   
   קח קצת זמן לשירה שלך. אתה תפריע לריכוז שלך אם תעשה כמה דברים בבת אחת. אם תפסיק ללא הפסקה להביט בסטנדרטים שלך או להקשיב לדברים שלך, תפריע לשרשור מחשבותיך ותוסח. במקום לדאוג להם כשהם מגיעים, תוכלו לקחת קצת זמן במהלך היום לסיים אותם. באופן זה, לא תחשבו על זה כל היום.
   • נסה להשתיק את הטלפון במהלך תקופה זו. אם כן, הודע למי שעשוי להתקשר אליך שאתה מתקשר אליהם מאוחר יותר.
   • שקול לכבות את הודעות ה- DS במחשב שלך. בדרך זו, לא תתפתו לבדוק אותם בכל פעם שמגיע חדש.

2. 
   

   
   ארגן את העבודה לפי גוש הזמן. אתה יכול להישאר ערני רק זמן מה לפני שמוחך יתחיל לנדוד. בחר פרק זמן מסוים לעבודה, ואז הרשה לעצמך הפסקה קצרה לאחר מכן. זה יאפשר לך להישאר ממוקד במהלך עבודתך מכיוון שאתה יודע שתוכל לנוח לאחר שתסיים.
   • הגדר אזעקה לתקופה שתבחר. זה ימנע מכם להסתכל כל הזמן על מנת לראות כמה זמן נותר לכם עד להפסקה הבאה, שהיא כשלעצמה הסחת דעת. התחל עם חסימות של 60 דקות והגדיל את משך הזמן בהדרגה עד 90 דקות.

3. 
   

   
   קחו הפסקות קבועות. זה אולי נראה פרודוקטיבי, אך הפסקות במהלך העבודה יעזרו לכם להרגיש מלאי אנרגיה ופרודוקטיביות. בנוסף, אם אתה יודע שיש לך הפסקה בקרוב, אתה נוטה פחות לאפשר להסחות דעת מסוימות כמו רשתות חברתיות ושיחות טלפון שאינן חירום להפריע לעבודתך.
   • קח הפסקות של חמש עד עשר דקות בכל שעה. ואז קח הפסקה ארוכה יותר כל שעתיים-שלוש. השתמש בהפסקות שלך כדי לשתות כוס מים, לשוחח עם קולגה או לצאת למתוח את הרגליים.