איך לכתוב דוח

תוֹכֶן

• בשלבים
• חלק 1 מתכונן
• חלק 2 רישום הערות במהלך הפגישה
• חלק 3 כתיבת הפרוטוקולים
• חלק 4 באמצעות תבניות של דקות מפגש

נבחרת או מונתה כמזכירה של הוועדה שלך. מזל טוב! אבל, האם כבר רשמת הערות, הכנת וניסחת פרוטוקולים? בין אם תחיל את כללי קוד הנוהל על אסיפות מכוונות, כמו כללי הסדר של רוברטס או קוד מורין, או שתפתח את הדקות שלך בדרך שלך, תצטרך לבצע שיטות מסוימות כדי להשיג מצוינות.

בשלבים

חלק 1 מתכונן

1. 
   

   
   הכיר את נהלי הפגישה של החברה שלך. אם על המזכירה לערוך דוח רשמי, עדיף לברר לגבי קוד הנוהל שיש ליישם, כלומר קוד מורין או אחרת. במסגרת פחות רשמית, קבע מה לכלול בפרוטוקולים ואיך ישמשו אותם.
   • כמרצה, אינך צריך לדעת את כל כללי הנוהל. עם זאת, כדאי יהיה להעתיק את הקוד או לבקש מהנשיא תשובה ספציפית לכל שאלה.
   • הכיר את עצמך בתפקיד שלך. חלק מהדברים לא מתערבים ישירות בוויכוחים, בעוד שאחרים רושמים הערות בזמן שהם משתתפים בדיון. בשני המקרים אסור למזכירה למלא תפקיד חשוב נוסף, כמו יו"ר או מנחה.

2. 
   

   
   הכן דגם. לפרוטוקולים של הפגישה יש כמעט תוכן דומה. תבנית מאפשרת לך לתקן את הצגת הדקות שלך לבדיקה קלה. אתה יכול גם להוריד תבניות של דוגמאות לדוגמה. אפשר מספיק מקום לפחות לפריטים המפורטים להלן.
   • שם הארגון.
   • סוג הפגישה. האם יש ישיבה שנתית או שבועית קבועה, ישיבה קטנה של הוועדה, או ישיבה שנקראה למטרה מיוחדת?
   • התאריך, השעה והמקום. השאר מקום להקליט את זמני ההתחלה והסיום של ההפעלה.
   • שם היו"ר או המנחה של הישיבה ושם המזכירה או החלופיים.
   • רשימת ה- המשתתף ו נעדר תירוץ. למעשה זהו גיליון הנוכחות. שימו לב אם מגיעים למניין המניין, כלומר אם מספר המתנות הוא המינימום הנדרש להצביע.
   • השאירו מקום לחתימה שלך. כמזכירה תמיד תצטרך לחתום על עבודתך. יתכן שתידרש חתימה נוספת כאשר יש לאשר את הדקות, אך הדבר תלוי בנהלי החברה שלך.
   • סדר היום, אם בכלל. אם לא ניסחתם את סדר היום בעצמכם, בקשו מהיו"ר או המנחה לפגישה שתעביר לך עותק, שיהיה שימושי לארגון השטרות שלך.

3. 
   

   
   
   
   יש איתך מחברת או מחשב נייד. וודא שאתה מרגיש בנוח עם הציוד שלך. אם אתה כותב לעתים קרובות דקות, היה לך מחשב נייד למטרה זו או צור תיקיה במחשב שלך.
   • אם הכנתם את פרוטוקול הישיבה הקודמת והיא לא הוגשה לאישור, הקפידו לרחוץ גם אתם.
   • מכשיר הקלטה יכול לעזור לך לכתוב את הדקות לאחר מכן, אך זה לא יחליף רישום פתקים. אם אתה מתעד את ההליכים במהלך הפגישה, וודא כי כל הנוכחים מסכימים. התנגד לפיתוי לשחזר את הצהרות המשתתפים מילה במילה.
   • אם אתה לומד סטנאוגרפיה, תרשום מהר יותר הערות, אך לא תצטרך לשחזר את כל מה שהמשתתפים אומרים כדי לכתוב את הדקות שלך. למעשה, עליכם להימנע מלעשות זאת כך.
   • אם אתה מוזמן לרשום הערות בפומבי, השתמש במקרן תקורה או תרשים גלים. מיין את הערותיך בזהירות, כך שתוכל להשתמש בהן בקלות לכתיבת הדקות.

חלק 2 רישום הערות במהלך הפגישה

1. 
   

   
   הפץ את גיליון הזמן. ברגע שכולם שם, הפזרו גיליון או יותר אם יש הרבה משתתפים. זה ישמש את כולם לכתיבת שמם ופרטי הקשר. רשימה זו תשמש למילוי קטע הפרוטוקול, השמורה לתיעוד שמות האנשים שלקחו חלק בישיבה. אתה יכול גם לצרף את הגליון עצמו לדקות.
   • אם אינך מכיר את מרבית האנשים הנוכחים, ערוך תוכנית טבלה ומלא אותה כשאתה מבקש מכולם להציג את עצמם. שמור את הרשימה בהישג יד בזמן שאתה רושם הערות, כך שתוכל להתקשר לכל אחד מהם לפי הצורך.

2. 
   

   
   
   
   מלא את הדגם שלך למקסימום. בהמתנה לפתיחת הישיבה, יש להזין את שם הארגון, את תאריך, את מקום וסוג הישיבה, למשל "ישיבה דירקטורית שבועית, ישיבה מיוחדת של הוועדה וכו '". ". כאשר הפגישה מתחילה, שימו לב לשעה.
   • אם אין לך תבנית, כתוב מידע זה בתחילת ההערות שלך.
   • אם הפגישה נערכה למטרה מסוימת או במועד מיוחד, שמור עותק של ההודעה שנשלחה למשתתפים. יהיה עליכם לצרף אותו לדקות שלאחר כתיבתו.

3. 
   

   
   רשמו את התוצאה של ההצעה הראשונה. מרבית הישיבות הרשמיות מתחילות בהצעה לאמץ את סדר היום הזמני. שלב ראשון זה ישמש דוגמא להמחשת הנוהל. אם הפגישה מתחילה בהצעה אחרת, רק וודא שאתה רושם את אותו מידע רלוונטי.
   • האלקטרוני המדויק של ההצעה המתחיל ב"אני מציע ". זה בדרך כלל אומר "אני מציע לאמץ את סדר היום הזה. "
   • שמו של מחבר ההצעה.
   • תוצאת ההצבעה. אם ההצבעה חיובית, כתוב "הצעה עברה".
   • אם אינך יכול לשחזר במדויק הצעות ארוכות, אתה יכול לבקש שיוגשו בכתב. אם זו בעיה חוזרת, בקש לכלול דרישה זו בהליך הרשמי להצעות החורגות ממספר מסוים של מילים.
   • אם ניסחתם את סדר היום, אתם עשויים להיות נותני החסות של ההצעה, תוך שאתם מזכירת הישיבה. זה מושלם כל עוד אתה נשאר אובייקטיבי מכיוון שזה לא מתיישב לכלול את הפעולות שלך בדקות.

4. 
   

   
   שמור את ההצעות האחרות שהוצגו במהלך הפגישה. עקוב אחר ההליכים בזהירות, אך אל תקליט אותם בפרוטוקולים, אלא אם כן הורה אחרת! כאשר מוצגת תנועה חדשה, רשמו את המידע הרלוונטי.
   • זכור כי כל הצעה צריכה לכלול את תנאי ההצעה עצמה, את שם המחבר ואת תוצאת ההצבעה.
   • חלק מההצעות דורשות תמיכה של משתתף אחר לפני שהן מועלות להצבעה. לדוגמה, אם מישהו אומר "תומך בהצעה", רשום את שמו של אותו אדם בפרוטוקולים ככותב משותף של ההצעה.
   • אם אינך יודע את שם נותן החסות להצעה או שאתה צריך להקשיב לו שוב, אנא עצור את הפגישה בנימוס ושאל שאלות. הקלטה מדויקת של מידע חשובה מספיק כדי להצדיק את ההפרעה הקלה הזו.
   • אם משתנה תנועה, פשוט חזור על הנוסח בתגובות שלך. אין צורך לציין בפרוטוקול כי ההצעה תוקנה אלא אם כן הייתה מחלוקת סביב התיקון שהוליד דיון ממושך.

5. 
   

   
   האזן להצגת הדוחות ובקש העתקים. בכל פעם שקוראים בקול רם דוח, עלון או מסמך דומה, רשמו את שם הדוח ואת שם הקורא או את שם ועדת המשנה שכתבה אותו. אם יש תנועה מצורפת, שמור אותה כמו שהיית עושה לכל תנועה אחרת.
   • עם זאת, עדיף לקבל עותק של המסמך בסוף הפגישה. הציגו פתק לדובר או לכסא בכדי לקבל עותק זה. לאחר מכן, תצרף עותק של כל דוח לדקות שלאחר כתיבתו.
   • אם העותק אינו זמין, שימו לב היכן נשמר המסמך המקורי. יתכן שתצטרך לבקש מידע זה לאחר הפגישה.
   • אם משתתף מבצע דוח בעל פה במקום לקרוא מסמך, כתוב סיכום של הצהרתם. אל תיכנס לפרטים ואל תשחזר את דברי הדובר.

6. 
   

   
   שימו לב לפעולות שבוצעו או הוקצו. זה כולל את אימות יישום החלטות הישיבה הקודמת וביצוע הפעולות החדשות. האם מישהו הוזמן לכתוב מכתב? רשמו את שמות האנשים המעורבים ואת הפעולות המיוחסות להם.
   • תלוי במידת הפורמליות של הפגישה שלך, רבות מהפעולות הללו עשויות להיות חלק ממנה הצעות. לפגישות פחות פורמליות, עליכם להיות קשובים להחלטות שלא גובשו בבירור.
   • ציין בקצרה את הסיבות להחלטה, אם בכלל.

7. 
   

   
   רשמו את כל נקודות הסדר והנקודות הפרוצדורליות. בכל פעם שמתנגדים נגד ההליך, שימו לב לכל ההתנגדות והעקרון שעליו היא מבוססת, כמו גם את ההחלטה השלמה שניתנה על ידי הנשיא.
   • זכור לכלול הפניות לקוד הנוהל, בין אם אתה מחיל את החוקים או את פרוטוקול הארגון.

8. 
   

   
   דע מתי לכתוב סיכומי דיונים. יהיה צורך לעשות זאת רק בעקבות בקשה המוצהרת בבירור. רשמית, דוח משקף את מה שהיה עובדה ולא מה שהיה אמר . עם זאת, עליך לקחת בחשבון את הדרישות הייחודיות של הארגון שלך.
   • על ידי רישום הערות שלך, שאף להיות אובייקטיבי, לא משנה מה הנסיבות. כתוב נקודות קונקרטיות ולא רגשות. צמצם את השימוש בשמות תואר ובעלגמים. המטרה שלך היא לכתוב מסמך יבש, עובדתי ולעיתים חסר טעם!
   • סיכום הדיונים לא צריך להיות מועמד. לכן הימנעו מלציין את שמות הדוברים בדיונים. זה חשוב במיוחד, כאשר במהלך דיון סוער, נואם חסרי מצפון יכול לפגוע ברגשותיהם של חלקם.

9. 
   

   
   סגור בסוף הפגישה. שימו לב לשעה בה נדחה הישיבה. זכור לאסוף את כל עותקי הדוחות או להזכיר לאנשים לשלוח אליך אותם.
   • עיין בהערות שלך כדי לוודא שהכל ברור ושכחת שום דבר. זה הזמן לשאול את שאלותיך לפני שהמשתתפים עוזבים.

חלק 3 כתיבת הפרוטוקולים

1. 
   

   
   התחל לכתוב בהקדם האפשרי. עדיף לתאר את הדקות מיד לאחר הפגישה, כל עוד האירועים עדיין טריים בזיכרונכם.

2. 
   

   
   השתמש במחשב כדי להקליד את הערות הפגישה שלך. יתכן שעשית זאת כבר אם רשמת את ההערות שלך במחשב נייד במהלך הפגישה. שמור את ההערות שלך והתחל מסמך חדש. אתה יכול להשוות אותם לדקות על ידי הצבתם זו לצד זו.

3. 
   

   
   הציגו את ההערות שלכם בבירור בפסקאות. יש לטפל בכל בקשה חדשה, החלטה או נקודת סדר חדשה בפסקה עצמאית. בדוק במהלך הפעולה:
   • כיבדת את כללי הכתיב והדקדוק, גם אם אתה משתמש במתקן איות במידת הצורך,
   • השתמשת באותה שעה בכל ה- e, לא בעבר או בהווה, אך בלי לעבור מעת לפעם באותו מסמך,
   • אתה אובייקטיבי, במילים אחרות דעתך לעולם לא אמורה להופיע בדקות, מכיוון שאתה מנסה ליצור מסמך אובייקטיבי המיועד לכולם,
   • השתמשת באוצר מילים פשוט ומדוייק והחלפת מונחים מעורפלים במילים מתאימות תוך הימנעות משימוש בביטויים פרחים,
   • הזכרת רק פעולות שננקטו ולא דיונים, אלא אם כן התבקשת להקליט אותן, כי אתה צריך להתמקד במה שהיה עובדה ולא על מה שהיה אמר,
   • מילאת את הדפים למען הבהירות.

4. 
   

   
   הפץ לחברים עותק של טיוטת הפרוטוקולים שלך. שלח עותק לכל אחד מהחברים באמצעות פרטי ההתקשרות בגליון הזמן. אם אין לך את פרטי הקשר, מנחה הפגישה אמור להיות מסוגל לתקשר אותו אליך.

5. 
   

   
   אשר את פרוטוקול הישיבה. יתכן שתתבקש לקרוא אותו בקול רם בפגישה הבאה ולהגיש אותו לאישור. אם ההצעה אומצה, שימו לב כי הפרוטוקול אומץ.
   • אם תוקן הדו"ח לפני אישורו, ערוך את השינויים וציינו בסוף המסמך כי הוא שונה מבלי לתאר את השינויים שנעשו.
   • אם מתקבלת הצעה לתיקון לאחר אישור הפרוטוקול, ציין את תוכנה המדויק של ההצעה ואת ההחלטה על אימצתה או דחייתה.

חלק 4 באמצעות תבניות של דקות מפגש

1. 
   

   
   בקר באתר המציע דקות לדוגמה של פגישות. תבניות אלה יחסכו לכם זמן ותמנעו מטעויות.

2. 
   

   
   קח את הזמן לבדוק את האתרים שלך. השתמש באפשרויות שמציע כל אחד מהם כדי למצוא את הדגם המתאים לך.
   • אם אתה זקוק לסוג מסוים של דגם, למשל מודל נוכחי או סטנדרטי, עשה את המחקר שלך והורד את הדגם שנבחר על ידי לחיצה על כפתור "הורד" או על כפתור "השתמש בתבנית". דאג לשמור אותו במקום קל למצוא אותו כך שלא תאבד אותו.

3. 
   

   
   גש לקובץ. כעת לאחר שסיימתם להוריד, פתחו את הקובץ מכוסם ופתחו אותו ב- "Microsoft Word" או "Excel". השתמש בגרסה האחרונה של "Microsoft Word" על מנת להקל ולאיכות. שמירה על תוכנה מעודכנת תקל עלייך ותאפשר לך להשתמש בתכונות חדשות.

4. 
   

   
   הוסף את הלוגו ואת סמל זכויות היוצרים של החברה שלך בכותרת. הסר את הלוגו לדוגמא מהתבנית והקפד לקרוא את תנאי השימוש באתר ההורדה. אתה לא רוצה למצוא את עצמך מול בעיות משפטיות, נכון?

5. 
   

   
   שנה את הכותרת. באזור הכותרת, סמן את המילים "כותרת מפגש" והזן את הכותרת בפועל של הדקות שלך.

6. 
   

   
   שנה את הצגת המסמך (לא חובה). כדי להפוך את הדגם שלך לאטרקטיבי יותר, אתה יכול לשנות את הצבעים או לבחור נושא אחר. זה פשוט: מצא את הלשונית "פריסה" ולחץ על הקטע "צבעים ועיצובים". בדרך זו תוכלו לשנות את המראה של הדגם שלכם ואפילו לבחור צבעים התואמים ללוגו החברה שלכם.

7. 
   

   
   הזן את כתוביות הקטעים. צריך להיות מספר שדות שתוכלו למלא. יתכן שתזדקק לשדות נוספים או להעדיף לשנות את ה- e. התאם אותם לפי הצרכים שלך.

8. 
   

   
   שמור את התבנית במחשב הנייד שלך. כך תוכלו להשתמש בו במהלך הפגישה בכדי לכתוב את הדקות שלכם. אם תמשיך להשתמש ב"מיקרוסופט אופיס ", הדברים יתקדמו וקלו יותר ותוכלו לעקוב אחר הפגישה עם יותר ארגון ודיוק מבעבר. לחלופין, באפשרותך להדפיס את התבנית לרישום הערות בכתב יד, אך וודא שיש לך מספיק מקום לכתוב את המידע הדרוש.

9. 
   

   
   בדוק את הדגם שלך. מזל טוב! מודל הדוח שלך הסתיים. הפרודוקטיביות והדיוק שלך אמורים להשתפר באופן אקספוננציאלי כעת כשיש לך מודל לעקוב שיעזור לך לארגן את הרעיונות שלך. כמו בכל פרויקט, סקור את פרטי המודל שלך כדי לזהות פריטים לא מדויקים או חסרים. ברגע שהכל תקין, תוכלו להשתמש בו בפגישות הקרובות שלכם.