כיצד לארגן את זמנכם בצורה יעילה

תוֹכֶן

• בשלבים
• חלק 1 העריך את הניהול הנוכחי של זמנך
• חלק 2 הימנעות מהסחות דעת
• חלק 3 השתמש בזמנך ביעילות

כולם שמעו אי פעם מישהו מתלונן שאין מספיק שעות ביום לעשות את כל מה שהם צריכים לעשות. כמה טיפים בסיסיים לארגון וניהול הזמן שלך יכולים לעזור לך להפיק את המרב מהזמן שלך. על ידי לימוד כיצד לארגן את זמנכם בצורה יעילה תוכלו להשיג דברים רבים נוספים.

בשלבים

חלק 1 העריך את הניהול הנוכחי של זמנך

1. 
   

   
   שימו לב לפעילויות היומיומיות שלכם. צפו במה שאתם עושים כל יום ושימו לב לדרכים השונות בהן אתם מבלים. תופתעו לראות כמה זמן אתם מבזבזים ביום בו אתם משווים אותו לזמן שאתם מקדישים לעשות את מה שעליכם לעשות.
   • אל תשכח לציין את הפעולות היותר סרק, למשל כשאתה מכין את ארוחת הבוקר שלך, כשאתה עושה את עבודות הבית, כשאתה מתקלח וכו '.

2. 
   

   
   רשמו את כל הפעילויות שלכם במחברת. לאחר שצפיתם בכל הפעילויות שלכם והערכתם כמה זמן אתם מקדישים לעשות זאת, רשמו את זה במחברת. שים את כל המידע באותה מחברת, מכיוון שתוכל לזהות ביתר קלות דפוסים שחוזרים על עצמם וזמנים שבהם תאבד זמן אם תראה את כולם באותו עמוד.
   • לא זוכר דבר וציינו בבירור כל רשומה במחברת. אל תקבץ אירועים נפרדים לכניסה אחת, אל תזלזל במשימות קלות וכתבו את השעות המדויקות בהן אתם מעריכים כיצד יוםכם מתקלקל.
   • יכול להיות שימושי לקבץ פעילויות מסוימות בקטגוריות. לדוגמה, ייתכן שתבחין בעבודות בית כחולות, פעילויות אדומות ותחביבים בשחור. זה יעזור לך לדמיין טוב יותר את איך שאתה מבלה את זמנך.

3. 
   

   
   
   
   העריכו את זמנכם. האם אתה משקיע שעה בלי לעשות כלום? שעתיים להחליט איפה לאכול? שמונה שעות לגלוש באינטרנט? מצא תבניות המספרות לך איך אתה מבלה את זמנך וקובע אילו פעילויות נדרשות ואילו פעילויות אינן נחוצות.
   • האם אתה מפסיד זמן כי אין לך שליטה על עצמך? האם אתה שם דברים לעיתים קרובות מדי בין לילה? האם אתה מקבל יותר מדי אחריות? אלה שאלות שכדאי לשאול את עצמך בזמן שאתה מעריך כיצד אתה מבלה את זמנך.
   • יתכן שתביני שאתה מחלק את היום שלך באופן שאינו הגיוני. לדוגמה, יתכן שלא יהיה חכם לעבוד כחצי שעה לפני שבילה עשר דקות בעשיית דברים לא חשובים לפני שחוזרים לעבודה למשך חצי שעה. אתה תהיה ממוקד ופרודוקטיבי יותר אם אתה עובד במשך שעה ודואג לדברים פחות חשובים אחר כך.
   • עדיף שתתמודד עם המשימות שלך על ידי פירוקן. שיטה זו מבקשת מכם להקצות פרק זמן מסוים למשימה אחת מבלי שיוסח דעתו.

4. 
   

   
   חשבו על התאמות. עכשיו כשאתה יודע בדיוק מה אתה עושה בזמנך, התחל לבצע התאמות אקטיביות ללוח הזמנים שלך. הקפידו לזהות אזורים שלא תוכלו לצמצם. זה לא בגלל שמשהו לוקח הרבה זמן שהגיע הזמן שתבזבז.

5. 
   

   
   
   
   מצא מה לא בסדר. אם אתה מבלה שלוש שעות ביום בשליחת ניירות עבודה, אין זה סביר שתצליח להפחית את משך הזמן שאתה משקיע בפעילות זו. עם זאת, אם אתה שולח ארבעה או חמישה אנשי צוות בין משרות, ייתכן שתוכל לצמצם את משך הזמן שאתה משקיע בפעילות זו.

6. 
   

   
   שנה את ההרגלים שלך. לא משנה מה הבעיה שלך בניהול הזמן שלך, תמיד יש פיתרון. לאחר שמצאת את הזמן שאתה מבזבז את זמנך או את הדרך בה אתה צריך לבזבז את זמנך, תצטרך לעשות מאמץ מרוכז כדי לשנות את הרגלי ניהול הזמן שלך.
   • אם אתה מבלה יותר מדי זמן בעבודות בית או מתכונן לאכול, שקול לשכור עוזרת בית או טבח. עבור אנשים מסוימים, זמנם שווה יותר מכספם.
   • ייתכן שתבלה חלק ניכר מהיום שלך בגלישה ללא מטרה באינטרנט. אתה יכול להגביל את הגישה שלך לאתרים מסוימים או לרשתות חברתיות כאשר אתה מעדיף לעבוד או לעשות משהו אחר.

חלק 2 הימנעות מהסחות דעת

1. 
   

   
   זהה את הסחות הדעת בחייך. הסחות דעת מתמדות הן האיום הגדול ביותר על ניהול זמן טוב. עליכם להבין אילו פעילויות או אילו אנשים נוטים לבזבז את זמנכם. בין אם זה חבר שלא מפסיק לדבר או תענוג אשם שמרחיק את עצמך מעבודתו, אתה צריך למצוא דרכים להימנע מכל דבר שמבזבז את זמנך.
   • אם אתה מבלה זמן רב במשהו שלא מביא תוצאות רצויות, כנראה שזו הסחת דעת בחייך שעליך להימנע ממנה.
   • אם אתה עובד במשרד, בטח תחשוב על רבים מעמיתיך כעל הסחות דעת. הימנע משיחות מיותרות כשיש לך דברים לעשות. עם זאת, אל תשכח כי הגישה שלך במשרד חשובה לא פחות להתקדמות הקריירה שלך כמו כישורי ניהול הזמן שלך, ולכן אתה לא אמור להיות רע.

2. 
   

   
   הימנע משיחות ארוכות בטלפון. אם אתה מבלה זמן רב בתלייה בטלפון, יתכן שתצטרך להתאים את הרגלי השיחה שלך. לעתים קרובות, אתה יכול להשיג תוצאות מהירות יותר עם פנים אל פנים ולא עם דיונים טלפוניים, וזו הסיבה שאתה צריך להפחית את משך הזמן שאתה מבלה בתליה על הקו.
   • שיחות טלפון רבות, במיוחד בתחילת או בסיום, כוללות דיונים מיותרים או מיותרים. אנשים נוטים לסטות מהנושא בזמן שהם בטלפון, ולכן עליכם לשים לב. בפגישות פנים אל פנים אתה מרגיש מחויב יותר לדון רק בנושא שמעניין אותך. זה קורה מכיוון שאין הסחות דעת אחרות כשאתה מול המתקשר שלך.

3. 
   

   
   אל תבזבזו יותר מדי זמן באינטרנט. אנשים רבים משתמשים ברשת ככלי חשוב לביצוע משימות שצריך לבצע. עם זאת, יש באותה מידה רבים שמתפנקים לקרוא מאמרים חסרי תועלת או חדשות ספורט או לצפות בתמונות של כוכבים, חתולים או גורים. הישאר ממוקד בזמן שאתה משתמש באינטרנט. יש תוכנות שתוכלו להתקין החוסמות אפליקציות, אתרים ודומיינים מסוימים כדי לעזור להפחית את הסחות הדעת שהאינטרנט מציע.
   • הימנע מפייסבוק, ואתרי רשת חברתית אחרים כשאתה אמור להתמקד במשהו אחר.
   • תבזבזו זמן רב גם בחיפוש אחר נושאים שונים בגוגל. אולי תחשוב לבצע חיפוש מהיר בנושא יחיד ולפני שאתה יודע את זה בילית שלוש שעות בחיפוש במעמקי הרשת.

4. 
   

   
   השתמש בסימן "אל תפריע". אתם בטח מכירים את השלט הזה התלוי על דלת חדרי המלון. זה יכול להיות יעיל באותה מידה במשרד או במקום העבודה שלך. תוכלו להרים שלט מסוג זה על ידי איסוף השלט במלון הסמוך בו תוכלו להתארח או על ידי הדפסת שלט בבית שתוכלו לתלות על דלת המשרד שלכם כשתהיה צורך. זה יעזור לך להימנע מהסיכון של שיחות מיותרות שיסיחו את דעתך מהעבודה שלך.
   • אם אתם עובדים בבית, חיוני שיהיה לכם מרחב ייעודי בלבד לעבודה. אל תעבוד באזורים המשותפים בבית שכן קונסולת משחקי הטלוויזיה, הטלפון או הווידיאו עלולה להסיח את דעתך בקלות מהעבודה שלך.

5. 
   

   
   קח זמן להסחות דעת בלתי נמנעות. יש כמה הסחות דעת שאנשים פשוט לא יכולים להימנע מהן. לפעמים הבוס שלך הוא שמגיע אליך לדון בדברים ואחרים או בן מבוגר במשפחה שלך שזקוק לעזרה בדברים פשוטים. לא משנה מה הסחות הדעת הבלתי נמנעות הללו, אם אתה מתכונן מראש, הם לא יפריעו לזמן שאתה צריך לפרויקטים או פעילויות אחרות שאתה צריך להשלים.

חלק 3 השתמש בזמנך ביעילות

1. 
   

   
   כתוב הכל. אל תסמוך על הזיכרון שלך כדי להשלים את המשימות שאתה צריך לבצע. רשמו את כל מה שעליכם לעשות במקום אחד והיו מוכנים להתייעץ עם רשימה זו לעיתים קרובות בכדי להשיג את יעדיכם.
   • גם אם המשימה המדוברת נראית לך קטינה או משנית, שים לב לכך. לוח השנה צריך להיות מלא בתגובות קטנות כמו "התקשר לג'ון", "חפש שולי רווח" או "שלח אחד לבוס".
   • שמור איתך מחברת באופן קבוע כדי לשים לב למשימות המופיעות. אתה חושב שתזכור לכתוב אותם מאוחר יותר, אבל לא תעשה את זה.

2. 
   

   
   השתמש בלוח שנה. על ידי הוספת לוח שנה פשוט לכלים שלך שעוזרים לך להתארגן, אתה יכול לארגן את הזמן שלך בצורה יעילה יותר. כתוב מועדים חדשים, שיעורי בית או פגישות כשהם מסתכמים בלוח הזמנים שלך. קח את הזמן בכל בוקר לקרוא מחדש את לוח השנה שלך כדי לגלות מה קדימה.

3. 
   

   
   הימנע מעבודת יתר. ארגן את לוח הזמנים שלך כדי להימנע מיותר מדי דברים לעשות או להיות אחראי לפרויקטים רבים מדי בו זמנית. בדוק את לוח השנה שלך לפני שאתה מקבל דבר כדי לוודא שיש לך את הזמן. זה יעזור לך להישאר מסודר ולהסתכל על לוח השנה שלך באופן קבוע.

4. 
   

   
   הסר את הסחות הדעת. ארגן את זמנך באופן פרודוקטיבי על ידי ביטול אלמנטים העלולים להסיח את דעתך או לגרום לך לאבד את ראיית המטרה שלך או להיות מאוחר. הרחק טלוויזיות וקונסולות משחק מהחדר בו אתה לומד או משלם חשבונות כדי להתמקד רק במשימות שצריך לבצע קודם ולשמור על התחביבים להמשך.

5. 
   

   
   ארגן את המשימות שלך. נהל את זמנך ביעילות על ידי ארגון עצמך לבצע תחילה כמה משימות חשובות או דחופות. שימו לב ליומן ביומן על ידי הדגשתו בסמן צבע מיוחד או על ידי הצבת מדבקה. הקפידו תחילה על פעילויות דחופות אלו כדי שתקדישו לעצמכם מספיק זמן לסיים אותן, ואז עבדו על פעילויות פחות דחופות ברגע שתסיימו את הראשונות.
   • אל תהססו לשנות את סדר העדיפויות שלכם מעת לעת. יש דברים שיכולים להופיע ברגע האחרון ושדורשים במהירות את תשומת לבך. תצטרך להפסיק לעשות את מה שאתה עושה ולעיתים למקד מחדש את האנרגיה והזמן שלך בפעילות ברגע האחרון. רק וודא שזה לא קורה לעיתים קרובות מדי.
   • אם אתה מבין שאתה מסדיר מחדש את סדר העדיפויות שלך במהלך היום, משהו לא בסדר. גם אם עליכם לצפות להתאמות קלות בשימוש בזמן, אם עליכם לבצע שינויים מתמידים, יתכן וזה מכיוון שלא ארגנתם את הפעילויות שלכם כראוי מההתחלה.

6. 
   

   
   היה מציאותי. תן לעצמך זמן מציאותי להשלמת כל אחת מהמשימות שלך. אם אתה חושב שפעילות תימשך כחצי שעה עד שעה, תני לעצמך שעה. כשאתה נשאר מציאותי לגבי כמה זמן תימשך פעילות, אתה נמנע מעומס יתר או מאוחר.
   • מניעה היא תמיד טובה יותר מאשר לרפא ולתת לך יותר זמן ממה שאתה צריך. אם תסיים את המשימה מוקדם יותר, תוכל לעבור למשימה הבאה, שלא אמורה להשפיע על התפוקה שלך.

7. 
   

   
   ארגן את הפעילויות הבסיסיות. אל תשכח לספור את הזמן הדרוש לך לפעילויות בסיסיות כמו ארוחות או מקלחת. זה אולי נראה לך טבעי, אך חשוב להקדיש את הזמן לעשות אותם בין פעילויותיך האחרות כדי לוודא שלא תשכח אותם או שלא תאחר.

8. 
   

   
   השתמש במערכת תזכורות. הגדר מערכת תזכורות פשוטה בנוסף ללוח הזמנים שלך כדי לעזור לך לזכור משימות ותאריכי זמן חשובים. השתמש ב- post-its או בהתראות בטלפון בשעות מסוימות ביום כדי לזכור לעשות משהו או לתכנן פעילות. מערכת זו תעזור לך לשכוח דבר.
   • הימנע מלהסתמך על אחרים שיזכרו את מה שעליכם לעשות. הם בטח ישכחו אותך כמו שהיית שוכח את עצמך.
   • אם יש לך משהו מאוד חשוב לעשות, ארגן תזכורות רבות. אתה יכול להתעלם מפוסט-it או מהתראה בטלפון.

9. 
   

   
   בקש עזרה. בקש ממישהו לעזור לך או להאציל משימות פשוטות יותר במידת הצורך. אתה תעזור לעצמך בניהול לוח הזמנים שלך אם אתה מתגאה בעצמך ומבקש ממישהו לבצע משימות פשוטות, כמו למשל לעזור בעבודות הבית או להכין ארוחת ערב כשאתה עסוק.
   • הקפד להאציל את האחריות שלך לאנשים מוסמכים. זה לא מספיק כדי לסיים את המשימה המדוברת, אתה גם רוצה שהיא תעשה טוב.
   • אל תשתמשו בהרגל לבקש כל הזמן עזרה מהקולגות. זה מצביע על כך שאינך יודע כיצד לנהל את זמנך. אתה תהיה עצלן ולא מוטיבציה.

10. 
    

    
    הערך את הפרודוקטיביות שלך. מעת לעת, יש צורך לקחת צעד אחורה ולנתח את מה שהשגתם, את איכות הביצועים שלכם ואת הזמן שלקח לכם. כשאתה מודע להיבטים אלה בעבודתך ובחייך, תוכל לבצע שינויים בלוח הזמנים שלך ובהרגלי היומיום שלך, שעלולים להניב תוצאות אפקטיביות באופן מפתיע.

11. 
    

    
    תגמל את עצמך. אם אתה עובד קשה או יותר מדי, תגיע לשלב של תשישות ויהיה לך קשה להתרכז אפילו במשימות הפשוטות ביותר. ואז אתה צריך לקחת רגע מדי פעם לחגוג את מה שהשגת ולהגמל לעצמך על ידי עשיית משהו שאתה באמת אוהב.
    • וודא שאתה מבלה את זמנך הפנוי בכיף. כבו את הטלפון והימנעו מלהשיב על שאלותיכם. אם תערבב עבודה והנאה, לא תיהנה ותצברי עייפות.
    • אם אתה עובד בימי שני או שישי, השאר את סוף השבוע. אם רק עבדתם שלושה חודשים בלי הפסקה באותו פרויקט, קחו חופשה קטנה לאחר שתסיימו.