כיצד להתכונן לפגישה

תוֹכֶן

• בשלבים

ההכנה חשובה מאוד לפגישה שתצליח. פגישות הן גם חלק חשוב מקריירות רבות, כך שזה לא עסק קטן!

בשלבים

1. שאל את עצמך אם זה הכרחי או לא. אם אתה מתזמן פגישה רק כדי להעביר מידע, אל תבזבז זמן של אנשים אחרים. שלח להם תזכיר.
2. הכן דעה. עליו לכלול את התאריך, השעה, סדר היום והמיקום של הפגישה. הפץ הודעה זו למשתתפים מספיק זמן מראש.
3. צרף את ההערות מהפגישה הקודמת, אם הייתה אחת כזו. זה ייתן למשתתפים אפשרות לזהות נקודות שהם לא מבינים או כאלה שאינם מסכימים איתם.
4. שים את האלמנטים הבסיסיים במקום. סידור כסאות ושולחנות לפני תחילת הפגישה. קבל נייר ועטים לכולם. שים קערה של מים במרכז השולחן וכוסות לאורך השולחן.
5. הודיעו על פתיחת המושב. המשמעות היא שהיושב ראש הפגישה מבקש שתיקה כדי שהפגישה תוכל להתחיל. קבע את היעדים הרבעוניים של הצוות.סדר היום של היום הוא רשימת נושאים שתעסוק בהם, בזמן שנקבע מראש, כדי להשיג מטרה זו. לדוגמא: 1) עדכון מצב היעדים ברבע הקודם (15 דקות), 2) סיור בטבלת הצעות למטרה (20 דקות), 3) בחירת 5 יעדים (10 דקות).
6. העבירו את ספר הנוכחות. אתה יכול גם להשתמש בנייר נייר בתחילת הפגישה ולגרום לכל הנוכחים לתאר את שמם ושלטם. שמות אלה ייכללו בדוח.
7. חשוב על הדו"ח. בקש מהמזכירה הממונה על הפרוטוקול לתאר את עיקרי הישיבה ולהקליד אותם בהמשך.
8. שאלו בסוף הפגישה הרשמית, אם יש למישהו שאלות. זה ידוע כבעיות שונות. קבע תאריך לפגישה הבאה והשלם רשמית את זה.

• סדר יום תוחם פגישה ומונע מאיתנו לדבר יותר מדי זמן על נושא מסוים.
• מקובל להקים נשיא בישיבה הכללית השנתית. הכסא מוביל את הישיבה, מבטיח שמקפידים על סדר היום וכי רק אדם אחד מדבר בכל פעם.
• אם לא מונה אף יו"ר, שאל אם מישהו אחר ירצה למלא את התפקיד הזה לקראת הישיבה.
• אותו עיקרון חל על המזכירה האחראית לדו"ח.
• חשוב שיהיה לך חשבון מדויק בכדי למנוע מחלוקות נוספות.
• הוראות אלה מתייחסות לפגישה רשמית.
• אפילו בהקשר של פגישה לא רשמית, שלח תחילה הודעה המציינת כי השעה והתאריך של הפגישה היא רעיון טוב. בעבודה זה יכול להספיק לבקש מהמשתתפים להשתתף בפגישה לא רשמית.

• על הנשיא להיות בעל אישיות חזקה בכדי להבטיח את ניהול הישיבה בצורה חלקה.