איך לענות לטלפון בזמן העבודה

תוֹכֶן

• בשלבים
• חלק 1 הרם את הטלפון
• חלק 2 דברו בטלפון

הקרנת תדמית מקצועית בעבודה חשובה לכל הצלחה מקצועית. ללא קשר למיקומם בחברה, מענה לטלפון הוא משימה כמעט לכל העובדים. מענה טוב יאפשר לך לשים נימה חיובית בשיחת הטלפון, לעזור לכתב להרגיש בנוח ולאפשר לך להגיב בקלות לשאלותיו השונות.

בשלבים

חלק 1 הרם את הטלפון

1. 
   

   
   ענה במהירות. זה לא מנומס להעסיק אנשים כשאתה בעסק או בסביבה מקצועית. הרם את המכשיר והשיב לשיחה לפני הצלצול השלישי.

2. 
   

   
   הנח את המכשיר על האוזן שלך. חשוב לענות במהירות לטלפון, אך עדיין עליכם להיות מספיק סבלניים בכדי למקם את המיקרופון קרוב לפה שלכם. אל תתחיל לדבר עד שאתה בטוח לחלוטין שהמכשיר של הטלפון דבוק לך ולאוזן שלך, כך שהצד השני לא יאבד שום מידע.

3. 
   

   
   נשמו עמוק לפני שתענו. התחל בנשימה עמוקה לפני שתציג את עצמך, ברגע שהטלפון קרוב לפה שלך. זה יאפשר לך לשמור על רוגע ולהשתלט על עצמך, מה שיאפשר לך לאסוף את דעתך ולדבר בשלווה.

4. 
   

   
   
   
   הכירו את עצמכם ואת העסק שלכם. יהיה עליכם לוודא כי הכתב שלכם התקשר למקום הנכון ולאדם הנכון, ולכן חשוב שתגידו להם מי אתם ומה העסק שלכם. הקפידו לציין תחילה את שם החברה. אתם עשויים לחשוב על יצירת בית משלכם, כך שלא תצטרכו לחשוב מה לומר כשהטלפון מצלצל ולשנות אותו מעט בהתאם לנסיבות.
   • אם אתה עובד כפקיד קבלת פנים או כמפעיל מרכזיה, חשוב שתשתלט היטב על פעולת העסק, מכיוון שאתה זה שתצטרך לעזור למתקשר לקבל את כל המידע הדרוש לו. אתה יכול פשוט לומר, "שלום, הנה ה חברות , ג'וזף למכשיר. איך אוכל לעזור לך? כך, הכתב יידע עם מי הוא מדבר ומה זהות החברה שלך שתיתן לו את ההזדמנות להמשיך בשיחה. אם אתה עובד כמזכיר פרטי, ציין את האדם שאתה עובד איתו (לדוגמה, "המשרד של מר סמית ', ג'וזף במכשיר"), מכיוון שייתכן שזה בדיוק זה שהכתב שלך באמת מחפש. הצטרף.
   • אם אתה חלק משירות, ספר לאדם מה אתה עושה כדי שיידע אילו סוגים של שאלות לשאול. זהה את עצמך באמירת "שלום, זו הנהלת החשבונות של ג'סיקה". אפשר למערער לדעת אם יצר קשר עם המשרד או לאדם שהוא רוצה ואם עליו לדבר עם מישהו אחר.

5. 
   

   
   
   
   שמור מחברת ועט ליד הטלפון. זה יאפשר לך לרשום הערות במהירות למקרה שהאדם ירצה לעזוב אותך או למסור לך מידע אחר. הימנע מכך שהכתב שלך יחכה לזמן שיחפש משהו לכתוב.

חלק 2 דברו בטלפון

1. 
   

   
   חייכו תוך כדי שיחה. גם אם אתה לא במצב רוח טוב, רק לחייך ולהעמיד פנים כאילו אתה יכול לגרום לכתב שלך לחשוב שאתה נחמד. זה יכול גם לעזור לך לשפר את מצב הרוח שלך.

2. 
   

   
   דבר בצורה ברורה ומקצועית. מכיוון שאתה נמצא בסביבה מקצועית, חשוב שאתה והכתב שלך תוכלו להבין אחד את השני בצורה ברורה ומדויקת. דברו בשלווה והגידו את דבריכם כך שאתם בטוחים שזה הלך כשורה והבנתם.
   • הימנע משימוש בביטויי סלנג מוכרים כמו "כן", "בטוח" או "לא." דבר איתו במקום זאת באמצעות מילים וביטויים ברורים כמו "כן" ו- "לא". כל מידע שתחליף עם הכתב שלך במהלך הדיאלוג, הימנע מכל בלבול ביניכם. אל תשכח לומר את המשפטים המנומסים הרגילים כמו "תודה" ו"שום דבר ", אם בכלל.
   • אם ברצונך לתקשר לאדם מידע ספציפי כגון אותיות או מספרי טלפון (כגון שם או מספר טלפון), יתכן שיעזור לך לקבל פיקוד טוב על האלף-בית הפונטי. באופן זה, תוכלו להימנע מבלבול האותיות שמבוטאות כמעט באותו אופן כמו "M" ו- "N", ולהשתמש בעצות שימושיות כמו "M כמו לאכול".

3. 
   

   
   דבר מקצועי עם הכתב. השתמש בשם האדם ("מר סמית") ולא בשמו הפרטי, במיוחד אם אינך מכיר את הכתב באופן אישי. אל תשכח את שמו ופנה אליו על ידי שימוש בו במהלך השיחה.
   • ייתכן שתרצה לרשום את שמו של האדם ברגע שהיא תגיד לך כך שתוכל לזכור אותו. זה יכול להיות שימושי מאוד.

4. 
   

   
   העבר את השיחה במידת הצורך. אם מישהו קורא לך לעבוד, לא מן הנמנע שהם מנסים לפתור בעיה ספציפית או שיש לך שאלות להגיש לאדם ספציפי. אם אינך באמת יודע לענות על שאלה או דאגה, אל תנסה לענות עליה. במקום זאת, הצע לך להעביר את השיחה שלך למישהו שיצליח טוב יותר לענות ולעזור לך. זה גם יראה לו שאכפת לך מבעייתו ומוכן לעזור לו לפתור אותה.
   • לרוב הטלפונים השולחניים יש כיום אפשרות להעברת שיחות. גלה אם תכונה זו זמינה במשרד וכיצד היא עובדת. אם זה לא המקרה, קחו את המספר של האדם אליו הכתב יתקשר והעבירו לו את המידע.
   • זכור להיות מנומס ככל האפשר על ידי כך ולהציע להעביר את השיחה. לדוגמה, אתה יכול לומר "אני חושש שאיני יכול לענות על שאלתך. האם תרצה שאעביר את שיחתך לג'אק שיוכל לעזור לך טוב יותר? "
   • אם אף אחד אחר אינו זמין, הצע לך לקחת אחד כזה. אל תשכח להעביר זאת מאוחר יותר.

5. 
   

   
   סיים את השיחה באופן מקצועי. אתה יכול לומר לו בבירור ובנימוס שהשיחה הסתיימה ושהוא יכול לנתק פשוט על ידי אמירת "תודה" או "להתראות". לא אמור להיות בלבול בשאלה האם השיחה צריכה להימשך או לא.
   • תן לכתב שלך לנתק. יש לו את השיחה, אז אתה צריך לתת לו להשיג את מבוקשו כשהוא התקשר מלכתחילה וסגר את השיחה. אם תנתק למרות שהוא לא מוכן לסיים את השיחה, זה אולי נראה גס רוח או שתוכל לתת למידע חיוני לברוח ממך.