כיצד לכתוב מכתב בקשת חסות

תוֹכֶן

• בשלבים
• חלק 1 מתכונן לבקשת חסות
• חלק ב 'מבנה המכתב
• חלק 3 שלמות תוכן

אם אתה מקווה לשכנע מישהו לתת חסות לפרויקט שלך, עליך לשלוח לו מכתב חסות שיעודד אותו לעזור לך. זה אמור גם לתאר בבירור את היתרונות שהוא יקבל, אם הוא יסכים לבקשתך. כתיבת מכתב הולם יכולה לעשות את כל ההבדל בין בקשה שנלקחה בחשבון לבין תגובה שנשארה לא מולאה.

בשלבים

חלק 1 מתכונן לבקשת חסות

1. 
   

   
   קבע את היעדים שלך. מה אתה רוצה להשיג באמצעות שליחת מכתב החסות שלך? היה ספציפי. מה אתה מצפה מהספונסר הפוטנציאלי שלך? בשביל מה תהיה החסות ולמה זה כל כך חשוב? יש לענות על שאלות אלה לפני שתתחיל לכתוב את המכתב שלך.
   • אכן, מכתב חסות חייב להיות מדויק וממוקד היטב. אם המכתב מעורפל מדי או שאתה לא מסביר את הפרטים הקטנים של הפרויקט שלך, יתכן שלא תשיג את מטרתך.
   • הסבירו את החשיבות בהגשמת המטרות שלכם. ההשפעה של בקשת חסות תתחזק אם היא נכתבת בטון אובייקטיבי או נלהב. מדובר בשכנוע הקורא לבזבז זמן או כסף למען מטרתך, אולי על ידי הסבר כיצד אתה עוזר למישהו או לקהילה.

2. 
   

   
   ערוך רשימה של חברות שעשויות להתעניין ביישום שלך. מי יכול להיות מוטיבציה לעזור לך לממש את הפרויקט שלך? יכול להיות שיש מנהיג עסקי שיש לו סיבה אישית לעזור לך להשיג את המטרות שלך. יתכן שיש ארגון ללא מטרות רווח שתמך כבר במשימות כמו שלך. מי תרם להשגת אירועים דומים? אתה צריך לחקור את השאלות האלה.
   • אל תשכח לכלול ברשימה חברות או אנשים שאתה מכיר או עבדת איתם בעבר, אתה או אחד העובדים שלך. לעולם אל תזלזל בערכם של מערכות יחסים אישיות.
   • אל תזניחו עסקים קטנים או כאלה שאין להם באמת נוכחות. יתכן שהם יהיו מוכנים לעזור גם לכם.אל תשכח שאתה יכול להביע נקודת מבט מקומי. עסק מקומי רואה לרוב יתרון בשמירה על מערכות יחסים עם קהילות באזור.
   • אם אתה עובד בצוות, קבל את כל המעורבים בכך שתפיץ את החברות בין העובדים שלך ותאפשר לכל אחד ליצור קשר עם מספר מהם.

3. 
   

   
   
   
   קבע מה אתה מחפש חסות יכולה ללבוש צורות רבות. לפני שאתה מתאר את המכתב שלך, עליך לדעת מה אתה הולך לשאול.
   • ניתן לקבל תרומות במזומן או בעין. תרומה בעין פירושה שבמקום לתת כסף, החברה מציעה חומרים או מוצרים שישמשו במהלך האירוע. לפעמים זה יכול להיות שירות ולא סחורה חומרית.
   • יתכן שאתה מעוניין להתנדב במקום לקבל כסף. בכל מקרה תצטרך להיות ברורה וספציפית לגבי מה שאתה מחפש.

4. 
   

   
   נסח את ההצעות שלך. לעתים קרובות מכתב חסות מאפשר לך לתקן את כמות העזרה שאתה מבקש. לפיכך, חברות מסוימות יכולות לעזור לך, גם אם המשאבים שלהם אינם חשובים כמו אלה של חברות רב-לאומיות גדולות.
   • קבע את רמות החסות שלך. עליכם לתאר בבירור את היתרונות השונים שהושגו בהתבסס על רמת החסות. אנשים שנותנים יותר צריכים לקבל יותר טובות הנאה.
   • בין היתרונות שאתה יכול להציע, שקול פרסום מקוון של באנר או פרסומת עבור החברה או נותנת החסות. פרסום זה עשוי לכלול את לוגו החברה, אשר עשוי להופיע גם בחומרי הפרסום או בתוכניות האירוע המדוברות.

5. 
   

   
   
   
   זהה את מקבל המכתב שלך. לעולם אל תשתמש במכתב הליווי שלך, בביטוי הלא אישי "למי של זכות".
   • לעיתים קרובות עדיף לשלוח את המכתב לראש החברה המודאגת או למנהל משאבי אנוש. עליכם להתקשר לחברה או לבקר באתר האינטרנט שלהם כדי למצוא את האחראי לתרומות. אל תנסה לנחש. כדי להיות אפקטיבי, בהכרח יש להפנות את מכתב החסות לאדם הנכון. הזן את השם והכותרת של הנמען בצורה נכונה.
   • כדי לא לבזבז זמן, קבע אם הארגון פרסם הנחיות למתן צדקה וכתב את המכתב שלך עם הנחיות אלה בראש.

חלק ב 'מבנה המכתב

1. 
   

   
   בחן מודלים של מכתבי בקשות חסות. אתה יכול למצוא דגמים אלה באינטרנט. חלק מהאתרים משלמים, אך רבים הם חינם. עליך לעיין במכתבים אלה כדי לקבל מושג לגבי הצורה והתוכן.
   • עם זאת, הימנע מללוות את הדוגמא שלך למכתב. אתה צריך להתאים ולהתאים אישית את ה- e שלך ​​בהתאם לנמען כדי להימנע מכתיבה בסגנון סטריאוטיפי מדי.
   • לדוגמה, אם אתה יודע שמנהיג תומך בעניין שלך, אתה יכול לכתוב לו באופן אישי. תצטרך לדעת את הרקע של האנשים או החברות שאתה מגיש בקשה אליהם ותצטרך גם לתת מגע אישי למכתבים שלך.

2. 
   

   
   בחר את הטון המתאים. הטון של המכתב שלך יותאם לנמען. עם זאת, עדיין תצטרכו לבטא את עצמכם בצורה רשמית ולא מוכרת מכיוון שמדובר בבקשת חסות.
   • השתמש במכתב מכתבים רשמי עם הלוגו ושם הארגון שלך. לפיכך, למכתבך תהיה הופעה רשמית. אם אתה מבקש לעצמך חסות, אתה תמיד יכול ליצור נייר מכתבים עם שמך בראש כתוב בפונט יפה.
   • אם אתה כותב לחברה או לארגון אחר, היה רשמי ככל האפשר כדי להשפיע טוב יותר. אם אתה בן משפחה או חבר, אתה יכול לאמץ סגנון פחות רשמי, אך הימנע מלהיראות סתמי או לא מכבד. הודעת דואר אלקטרוני מהירה ככל הנראה לא תשפיע בשני המקרים.

3. 
   

   
   הציג את המכתב שלך בתור מכתב מסחרי. בדרך כלל מכתב חסות מוצג כמכתב מסחרי. עליך להשתמש במבנה הנכון כדי לשמור על מראה רשמי.
   • התחל את המכתב על ידי כתיבת התאריך, ואז שם התורם וכתובתו.
   • דלג על שורה וכתב את השיחה הבאה: "xxx היקר", ואחריו פסיק.
   • היה קצר. ה- e צריך להתאים לדף אחד. בדרך כלל, לעתים רחוקות יש לאנשים זמן לקרוא מכתבים ארוכים. רוב האנשים שתבקש ייתן לך רק דקה לקרוא את בקשתך. אז בנוסף לקיצור, הקפידו להיות תמציתיים וברורים.
   • שלח את בקשתך בדואר רגיל. בקשת דוא"ל תציע שלא נתת את הרצינות לדוא"ל מסוג זה.

4. 
   

   
   סיים את מכתבך באדיבות. סיים את הודאתך בהודיה למקבל על העניין שהביא לבקשתך. הקפד להפריד את הפסקאות שלך ולהשאיר מספיק מקום לחתימה שלך בכתב יד.
   • השתמש בנוסחה באדיבות כמו: "אני מתחנן לשבח, אדוני היקר, ביטוי השיקול הנכבד שלי. לאחר מכן, כתוב את שמך וכותרתך. חתמו על המכתב באופן אישי.
   • כלול קבצים מצורפים. זכור לצרף עלון מודפס כדי להציג את הארגון או הפרויקט שלך. זה ייתן לבקשתך אמינות רבה יותר ויעודד את הנמען לתמוך בך.
   • באופן דומה, אם הארגון שלך קיבל סיקור תקשורתי, אתה יכול לכלול עותקים של המאמרים שהגשת כדי להציג את הישגייך.

חלק 3 שלמות תוכן

1. 
   

   
   כתוב הקדמה טובה. בפסקה הראשונה של המכתב תצטרך להציג את עצמך או את הארגון שלך ולמסור פרטים על הפעילות שלך. אל תסתובבו בסיר. במקום זאת, חפשו את תשומת ליבו של הקורא מההתחלה.
   • אל תניח שהקורא מכיר אותך או מה הארגון שלך עושה. הסבירו את הנקודות הללו בבירור. התחל בתיאור הארגון, אם מדובר במכתב שנשלח על ידי ארגון או בעצמך, אם החסות נוגעת לך באופן אישי. לדוגמה, אתה יכול לכתוב את זה "לאסוציאציה X הוא ארגון ללא מטרות רווח העוסק בהשתלבות חברתית "וכו '.
   • מייד הדגישו כמה הישגים כדי להבהיר למקבל שהחסות בטוחה. ציין באופן חד משמעי ומדויק למי ישמש הכספים.
   • עליכם להביע ישירות את בקשת החסות שלכם ולהסביר את הסיבות בפסקה הראשונה או בשניה.

2. 
   

   
   תן פירוט על היתרונות המוצעים. כדי לעזור לך, הלקוחות הפוטנציאליים שלך צריכים להיות אינטרס לעשות זאת. לכן, בפסקאות הבאות למכתב, הראו בבירור את היתרונות. אלה היתרונות שתועיל לתורמים, לא אלה שתועילו בעצמכם.
   • אם אתה מציע לתורמים שטח פרסום, ציין פרטים על השיטה שאתה מתכוון ליישם. לכן, היו מאוד ספציפיים. האם האירוע ישודר בטלוויזיה? מה יהיה מספר המשתתפים? האם יהיו אישים בין ההווה? ציין גם אם חברות או מתחרים גדולים אחרים נותנים חסות לאירוע שלך.
   • הצע מספר אפשרויות לפטרונים. הם יעריכו את ההזדמנות לבחור נוסחה שמתאימה לצרכים שלהם או לתקציב שלהם.

3. 
   

   
   הציגו ראיות כדי לשכנע את קוראיכם. אתה יכול לכלול מספרים ספורים, מספר המשתתפים או דמוגרפיה של המוטבים.
   • כמו כן אל תשכחו לכלול בקצרה טיעון להניע את הקורא, למשל השפעת האירוע לשיפור מצבו של אדם מוחלש.
   • הסביר כיצד אתה מביע את הכרת התודה שלך למיטיבים שלך. אתה יכול לאפשר להם להתקין שטחי פרסום במהלך האירוע בתמורה לחסות שלהם.
   • תן את הפרטים המהותיים של הסכם הפטרונות. כך, התורם הפוטנציאלי יוכל לקבל החלטה מושכלת. אל תשכח לכלול מידע על פרטיך. אתה יכול גם לצרף מעטפה חתומה עם הכתובת שלך כדי לעודד את הנמען להגיב. אל תשכח לציין את המועד האחרון.
   • בקש מהתורמים לבחור בנוסחת ההכרה שלהם. לדוגמה, כיצד לצטט אותם או להביע את הכרת התודה. הצע הזדמנויות, אך לעולם אל תניח הנחות. שאל.

4. 
   

   
   הכירו את חרוט האירוע. זה לספק פרטים קונקרטיים לטובת הארגון או האירוע שלכם.
   • לדוגמה, אם אתה כותב מכתב בשם צדקה, עליך להציג לאותו ארגון את תאריך הקמתו, הרכב הוועד המנהל, מקבלי השירותים הניתנים, ההישגים שהושגו וההבחנות שהארגון ביצע. שאלה שהתקבלה.
   • להפגין, אך אל תתיימר. אל תגידו סתם שהארגון או האירוע הם מצוינים או חשובים. במקום זאת, שאפו לשכנע את הכתב שלכם, הציגו פרטים וראיות להפגנת טענותיכם. באופן כללי, ראיות בולטות משכנעות יותר מנאום ארוך.

5. 
   

   
   מעקב באופן אישי. אם רק תשלחו מכתב לחברה, לא תוכלו ליצור מערכת יחסים בהתאמה אישית. מכתב חסות הוא נוסחה מצוינת, עם זאת עדיף לעקוב אחר בקשתך באופן אישי יותר.
   • אם לא תקבל תשובה אחרי עשרה ימים, תוכל להתקשר לכתב שלך או לבקר אותו. עם זאת, אל תשכח שמנהלים רבים עסוקים מאוד ואינם מודים שהם מופרעים. לכן, חשוב תחילה להתקשר לבקש ראיון או מידע.
   • דאג להתלהב מהפרויקט שלך. הימנע מלהזכיר אלמנטים מייאשים. אל תתן רושם לבקש את הסמל או לנסות לגרום לכתב שלך להרגיש אשם בקשר לתרומה.
   • גם אם התשובה היא בהתחמקות, אל תהססו למעקב בכל מקרה. אל תתחיל מייד לאחר שליחת מכתבך ואל תתעקש להסתכן בהפרעה לתורם הפוטנציאלי שלך.
   • לעולם אל תהיה יומרני. אל תניח שהכתבים שלך תמיד יסכימו לפגוש אותך או לתרום. רק תודה להם על הזמן שנתנו לך.
   • אל תשכח לשלוח מכתב תודה אם אתה מקבל חסות.

6. 
   

   
   שנה את ה- e שלך. אתה יכול למחוק את סיכויי ההצלחה שלך אם לא תקרא מחדש את המכתב שלך. לא תהיה רציני אם תשלח מכתב מלא בשגיאות כתיב או דקדוק. מדוע אדם ירצה להשתתף באירוע שאינו מקצועי?
   • בדוק את הפיסוק. אנשים רבים אינם יודעים להשתמש בפסיקים או באפרוחים. בשלב זה יש לפרטים הקטנים חשיבות רבה.
   • הדפיס עותק של המכתב שלך וקרא אותו שוב לאחר מספר שעות. לפעמים, על ידי צפייה ב- e על המסך, אינך יכול לאתר שגיאות.
   • וודא שאתה משתמש במעטפה מתאימה ושקף את המכתב בצורה נכונה.

7. 
   

   
   הנה דוגמא למכתב.

הכותרת שלך (אם קיימת)
תאריך: ____
כתובת: _________
_________________
_________________


מר / גברת / מיס _______ היקרה

לאחרונה הוזמנתי להשתתף בתחרות המקדימה לתואר "מיס צרפת". על ידי השתתפות בתחרות אזורית זו, הייתה לי הזדמנות להיבחר לייצג את אזורנו בתחרות הלאומית לבחירת "מיס צרפת".

ברצוני להביע את הכרת התודה על תמיכתך ולבקש ממני לתת חסות לבקשותי לבחירות "מיס אקיטן". בין 20 ל -50 מועמדים ישתתפו בתחרות היופי הזו. אירוע זה ישודר בשידור חי בטלוויזיה האזורית. אחריו יגיעו כמאתיים לשלוש מאות אלף צופים. מי שיעמוד בחסות בקשה שלי יוזכר במהלך התחרות ובפרסומים עתידיים של אתר המארגנים.

סכום התרומה משתנה. אתה יכול לעזור לי בבחירת אחת מהנוסחאות הבאות, הכוללות פרסום פריטים על העסק שלך:

____ €, שמך, תיאורך ולוגו,

____ €, שמך ותיאורך,

____ €, שמך ולוגו,

____ €, שמך.

אם אתה מקבל את בקשתי, אנא צור איתי קשר בכתובת ___________________.

אנא קבל, אדוני, את ההבטחה לשיקול הגבוה ביותר שלי.


"חתימתך".

"שמך".