כיצד לכתוב אישור על מכתב העסקה

תוֹכֶן

• בשלבים
• חלק 1 הכנה לכתיבת המכתב
• חלק 2 כתיבת אישור מכתב העסקה

אישור מכתב העסקה הוא מסמך רשמי שנשלח לעיתים קרובות על ידי המעביד למוסד אחר כדי לאמת את היסטוריית העסקתו של העובד. באופן כללי, התכתבות זו נדרשת כאשר אדם מבקש הלוואה, מנסה להשכיר נכס או פונה למשרה חדשה. מכתב כזה נדרש גם לאימות היסטוריית עבודה. בעת כתיבת אישור על מכתב העסקה, עליך להציג את עצמך, לספק מידע מדויק אודות תפקידו של העובד ולאשר את העסקתו. זכור להשתמש במכתב מכתבים רשמי, הקפד לספק את פרטי הקשר שלך ולחתום על המכתב. אנו מזמינים אתכם להמשיך לקרוא בכדי להכיר כיצד לכתוב אישור מלא ומדויק על מכתב העסקה.

בשלבים

חלק 1 הכנה לכתיבת המכתב

1. 
   

   
   קבע מדוע ברצונך לכתוב אישור על מכתב העסקה. התוכן והסגנון שלך עשויים להשתנות בהתאם למקבל המכתב. אם מדובר במוסד פיננסי, עדיף לאמץ סגנון פורמלי. כנראה שתצטרך לכלול מידע פיננסי, כגון משכורות, עמלות, עליות ובונוסים. לעומת זאת, אם המכתב נוגע לעובד המגיש מועמדות למשרה חדשה, תוכלו לכתוב אותו בסגנון ידידותי ולהשמיט את המידע הכספי.
   • על ידי הבנת מטרת המכתב והיקפו, תוכלו לכתוב מסמך העונה בדיוק על צרכיו של המקבל.

2. 
   

   
   זהה את האדם הטוב ביותר שכתב את המכתב. באופן כללי, מכתב זה נכתב על ידי המעביד מטעם העובד. במקרה זה, העובד הוא שמבקש מכם, בתפקידכם כמעסיק, להנפיק לו תעודת עבודה למטרה מסוימת. מצד שני, עובד אפשרי גם לתאר את המכתב עצמו. במצב זה העובד כותב את המכתב ואז מבקש מהמעסיק לחתום עליו. זה יכול לשנות את זה במידת הצורך. אך באופן כללי, על המעסיק לכתוב את המכתב בשם העובד ולא להפך.
   • אם אתה כותב מכתב כזה לאחד העובדים שלך, אתה יכול להתאים אותו לסטנדרטים שלך ולשלוט בתוכן. בנוסף, יהיה למכתב משקל רב יותר מכיוון שאתה המחבר, כמעסיק. עם זאת, הגיע הזמן להשלים משימה זו. כמעסיק, סביר להניח שיהיה לך לוח זמנים עמוס. מצד שני, כתיבת מכתבים אלה עלולה להיות מייגעת. עם זאת, יש להכיר שבאופן כללי אישור מכתבי העסקה הוא קצר. כתוצאה מכך, כתיבה לא תיקח הרבה זמן, במיוחד אם כתבת מכתבים כאלה לפני כן.
   • אם אתה כותב מכתב משלך כעובד, תוכל לבחור ביתר קלות את המידע שיגלה בפני המקבל. בנוסף, לא תצטרך לספר למעסיק שלך על הרעיונות שלך בנושא. יתר על כן, כתיבת מכתב משלך יכולה לשחרר אותו מכל לחץ ביחס למועדי ההכנה של המכתב. במילים אחרות, הבוס שלך ישמח כי הוא לא יכתוב עבורך את המכתב. עם זאת, הוא עדיין יצטרך לחתום על כך ויכול להיות שהוא מסרב לעשות זאת, בהתחשב במה שכתבת. אם זה המקרה, כנראה שתצטרך לשכתב את המכתב ולבזבז זמן או לגרום למעסיק לכתוב אותו עבורך.

3. 
   

   
   
   
   אסוף את המידע הנדרש. כאשר אתה מכיר את הנמען, תצטרך לאסוף את האלמנטים הדרושים לכתיבת המכתב במלואו.
   • אם אתה המעביד, שקול לראיין את העובד כדי לקבוע את תוכן המכתב. בפרט, עליכם לציין מידע על הנמען, מטרת המכתב, הנקודות שיש לכלול ותאריך השליחה.
   • אם אתה העובד ואתה צריך לכתוב את המכתב בעצמך, יהיה לך את כל המידע הדרוש, גם אם אתה צריך לדון בזה תחילה עם המעסיק שלך כדי לברר מה הוא מצפה ממכתב זה. זה יעזור לך לכתוב מכתב העומד בדרישות המעסיק שלך ולא יגרום לבעיות בעת החתימה.

חלק 2 כתיבת אישור מכתב העסקה

1. 
   

   
   השתמש במכתב מכתבים של החברה. בכדי לתאר את מכתבך, תמיד יש נייר עם ראש החברה הרשמי. אם אתה המעביד, נסה להחיל כלל זה באופן אוטומטי. אם אתה עובד, עליך לבקש מהבוס שלך להשתמש במכתב מכתבים של החברה. מכתב שנכתב על נייר כזה יהיה רשמי יותר ויעודד את הנמען לסמוך על התוכן.
   • אם אין לך נייר מכתבים, אתה יכול ליצור אחד באמצעות המחשב שלך. לאוט צריך לכלול את שם החברה, כתובת, מספר טלפון וכתובת דואר אלקטרוני. עליו לכלול מידע גם על מחבר המכתב, על תפקידו ועל התאריך בו נכתב המכתב.

2. 
   

   
   
   
   היה ספציפי על ידי הזנת כתובת הנמען. אם אתה יודע את שמו, שלח לו את המכתב ישירות. אם לא, ציין את כתובת החברה תוך ציון מטרת המכתב.
   • לדוגמה, אם אתה יודע את הכתובת ושם הנמען, הזן אותם תחת הכותרת. לאחר מכן המשיכו עם טופס קריאה כ"יקר ".
   • אם אינך יודע את שם המקבל, שלח את המכתב לאחת המחלקות בחברה, תוך ציון האובייקט על קו. לדוגמה, אם אתה נכנס למוסד פיננסי לקבלת הלוואת עובדים, אתה יכול לשלוח את המכתב לסניף המקומי של אותו מוסד. ניתן לציין את מטרת המכתב בביטוי כמו "אישור מכתב העסקה לצורך קבלת הלוואה".

3. 
   

   
   הצג את עצמך. הקדיש את הפסקה הראשונה למכתב שלך כדי להסביר מי אתה ומה מטרת המכתב. עליך לציין את המיקום שלך, הוותק שלך בחברה ואת אורך הקשר שלך עם העובד. גם אם אתה העובד, תכתוב את המכתב מנקודת מבטו של המעסיק שלך, שכן הוא זה שיחתום עליו.
   • לדוגמה, אתה יכול לכתוב: "שמי רוברט מרטין ואני מנהל מכירות ושיווק ב- ABC. אני עובד בחברה זו 12 שנה. אני מכיר את העובד כבר שבע שנים והייתי מנהל הקווים הישירים שלו מזה שלוש שנים.

4. 
   

   
   אשר את העסקתו של הגורם המעוניין. בחלק הבא תוכלו לסכם את תפקיד העובד בתוך החברה. תציין במיוחד את מועדי המעבר של העובד בתפקודים השונים שביצע, את התואר הנוכחי שלו בחברה, בין אם הוא חלק מהצוות הזמני או הקבוע ועדיין מתרגל. בפסקה זו תכלול את המידע הכספי של העובד במידת הצורך.
   • הנה דוגמא למה שאתה יכול לכתוב. "אנו מאשרים כי העובד נמצא בחברת ABC מזה 7 שנים, החל מה 7 בספטמבר 2003. הוא שימש כעוזר מכירות קבוע מאז 7 בינואר 2011."
   • הנה דוגמא נוספת. "אנו מאשרים בזאת כי העובד עבד בחברת ABC במשך 7 שנים, החל מה -7 בספטמבר 2003 ועד ה- 7 בינואר, 2011. במהלך אותה תקופה מילא תפקיד של עוזר מנהל מכירות במשרה מלאה. והוא קיבל משכורת שנתית של 65,000 אירו. "

5. 
   

   
   סיכמו את משימותיו של הגורם המעוניין. בפסקה זו תארו את חובות העובד בתוך החברה. מידע זה יעזור מאוד אם תכתוב מכתב על מישהו המגיש מועמדות למשרה אחרת. אף שמכתב אישור לעבודה שונה ממכתב המלצה, תמיד טוב לכלול הערכות חיוביות לנושא. זה ישפר את המוניטין שלך כמעסיק ויסייע לעובד שלך למצוא עבודה, נכס או הלוואה חדשים.
   • להלן דוגמא לפסקה זו. "בחברת ABC, העובד היה אחראי תחילה למכירת רדיאטורים בפרובאנס. הוא מילא תפקיד ניהולי והיה אחראי על צוות של שבעה עד תשעה אנשים. תחומי האחריות שלו כללו הבטחת שביעות רצון הלקוחות, עיבוד תביעותיהם ודיווח רבעוני למשרד הראשי של החברה על מגמות מכירות באזורם. "

6. 
   

   
   אל תעביר מידע רגיש או בלתי חוקי על העובד. ברוב המדינות יש חוקים הנוגעים לאופי המידע שחברה עשויה לחשוף על עובדיה למעסיק פוטנציאלי. תקנות מסוימות מאפשרות לך לספק מידע על עובד רק בהסכמתו. אחרים כמעט ואינם מציעים למעסיק הזדמנות לחשוף דבר על עובדיו, כל עוד הם ישרים ובתום לב. לפני שתחשוף מידע רגיש, עיין בחוקי מדינתך בעניין זה. כדי לקבל דוגמאות נוספות, בקר באתר זה.
   • לדוגמה, באלסקה (ארה"ב), מעסיק יכול לספק מידע על ביצועי עבודה. הוא לא יישא באחריות עד שיחשוף במודע או במכוון מידע כוזב או מטעה או מידע שמפר את זכויותיו האזרחיות של העובד.
   • דוגמה נוספת ניתנת על ידי מדינת קונטיקט, שם מותר למעביד לחשוף כל מידע אמיתי.

7. 
   

   
   מסר את פרטיך למקבל. הפסקה האחרונה במכתבך צריכה להכיל מידע על פרטי הקשר של המעסיק. יש לכלול מידע זה כדי לאפשר למקבל ליצור איתך קשר במקרה של צורך. הקפד לציין שהמקבל יכול לעשות זאת.
   • הנה דוגמא. "אם יש לך שאלות או ברצונך לקבל מידע נוסף, אל תהסס להתקשר אלי למספר (555) 555-5555 או לכתוב לכתובת הדוא"ל הבאה: [email protected]. "

8. 
   

   
   חתמו על המכתב ושלחו אותו. לאחר השלמת מכתבך עליכם לסגור ולחתום עליו. אתה יכול למסור אותו ישירות לגורם המעוניין או לשלוח אותו למקבל.
   • סיים את מכתבך באדיבות, למשל, "אני מתחנן לך, גברתי, בברכה."
   • תמיד לחתום על המכתב שלך עם החתימה הרשמית שלך ומיקומך בחברה.
   • הקפד לבצע את הבדיקות הנאותות וחותמת את הבול הרשמי על פי התקנים שהחברה שלך חלה עליהם עבור מכתב מסוג זה.