כיצד לכתוב פרויקט שיגיש לממשל שלו

תוֹכֶן

• בשלבים
• חלק 1 כתיבת הפרויקט שלך
• חלק 2 שתף את הפרויקט שלך

הידיעה כיצד להגיש פרויקט למינהל שלך היא מיומנות שימושית אם ברצונך להציג הזדמנויות חדשות לרשום הכנסות נוספות, להציע שיפורים פרוצדורליים או לחשוף טכניקות יעילות להיות חסכוניות יותר. אתה יכול גם להחליט לכתוב הצעה כשאתה מרגיש שצריך לשנות משהו. אם בכוונתך לתאר מסמך כזה על מנת למסור אותו למינהל החברה שלך, תחילה עליך להקדיש את הזמן הדרוש לאיסוף המידע הרלוונטי. אתה יכול גם להגיש את הרעיונות שלך לעמיתים שלך כדי לקבל את דעתם ולדעת אם הם דבקים בפרויקט שלך, שלאחריו תצטרך לדאוג לפנות לכיוון שלך באופן טקטי.

בשלבים

חלק 1 כתיבת הפרויקט שלך

1. 
   

   
   קבע במדויק את הבעיה המדוברת או את הרעיון שלך. אם ברצונך לתאר פעולות להפחתת עלויות או התייעלות, עליך לקבוע תחילה את הבעיה העיקרית. לרוב הרעיון יכול להיות ברור לכם, אבל אם אתם רוצים לתקשר עליו או לספק פתרונות, יהיה זה חכם להיות מאוד קשוב.

2. 
   

   
   עשה את המחקר שלך. לפני כתיבת פרויקט, חשוב שתוודא שניתח את כל האלמנטים שקשורים אליו. חפש דיון עם הגורמים המעורבים, בין עמיתים לעבודה, מנהלים או לקוחות. תוכלו גם להרוויח לקרוא תוכניות דומות שמנוהלות על ידי חברות אחרות כדי לראות מה הן עושות אחרת.
   • אם, למשל, אתם מרגישים שההנהלה צריכה לשנות את קייטרינגם, תחילה דונו עם צוות המטבח. מה הם חושבים? האם נאלצו לעבוד במקום אחר עם קייטרינג אחר? מה הקולגות שלך חושבים על זה? כל אלה הם ההיבטים שעליך לטפל בהם. יכול מאוד להיות שלא שביעות הרצון שלך היא פשוט שאלה של טעם אישי ולא עניין של איכות.

3. 
   

   
   
   
   כתוב תיאור של הבעיה. כדי להתחיל לכתוב את הפרויקט, תאר תחילה את המצב הנוכחי. ואז הדגיש את העובדות הרלוונטיות (מקומות, תאריכים, אנשים מעורבים). ברמה זו, אל תשפוט, התמקד במקום להסביר דברים כמו שהם.
   • לשם המחשה, תוכלו לכתוב "חברת X נהנתה משירותי קייטרינג Y בשבע השנים האחרונות. בתקופה זו, מספר המנות העיקריות הקיימות ירד מחמש לשניים. מספר המנות בעיקר לצמחונים צנח אף הוא וישנם ימים בהם לא מוצע דבר מהסוג.

4. 
   

   
   הסבירו מה אתם מציעים כפתרון. לאחר שזיהיתם את הבעיה, תוכלו להתחיל לכתוב בדיוק את מה שאתם מציעים לעשות. התמקדו בהיבט החשוב ביותר. הוכח שהתצפיות שלך מבוססות על המחקר שלך.
   • לדוגמא, אתה יכול לכתוב "אני מציע להחליף את הקייטרינג של חברת X באחר. לחברה X מספר אפשרויות בעניין זה. קייטרינג W ו- Z מציעים שניהם מגוון רחב יותר של תפריטים ומציעים עלויות הדומות לאלה של הספק הנוכחי שלנו. בנוסף, מכיוון שהקייטרינג Z מציע כל יום מנות טבעוניות, טבעוניות ונטולי גלוטן, הוא יכול לענות טוב יותר על צרכי כוח העבודה שלנו. לגבי קייטרינג W, הוא מציע פחות מנות לטבעונים, אך יכול להיות גם בחירה טובה. סקר שנערך בשנת 2011 הראה כי 40% מעובדינו הם צמחונים, 10% טבעונים ו -2% מעדיפים אוכל ללא גלוטן.

5. 
   

   
   
   
   פיתוח תוכנית. תאר כל שלב והתמקד בקווי זמן או בעלויות ליישוםם. היה מפורש לגבי מה שאתה יודע ומה שנותר לגלות. זכור לכתוב שלבים ממוספרים ואז למסור פרטים נוספים. אל תזלזלו בחשיבות החידוש שאתה מבקש להביא, אלא הציג את התוצאות שאתה מצפה להשיג.
   • כדי לשנות את הקייטרינג נצטרך: 1: לשים סוף לחוזה שלנו עם הקייטרינג Y, 2: לנסות את הכלים של נותני השירותים W ו- Z, 3: לבחור אחד מהם, 4: לחתום על חוזה עם הקייטרינג שנבחר. העמלות צריכות להיות דומות לאלה המוצעות כיום על ידי קייטרינג Y. כל עוד אנו מסיימים את החוזה שלנו עם ספק Y, לא אמור להיות קנס כספי. בנוסף, אם העובדים שלנו מעריכים יותר את הארוחות החדשות, יש סיכוי טוב שהם יהיו מאושרים יותר במקום העבודה שלהם.

6. 
   

   
   העלו את ההתנגדויות האפשריות. הראה שאתה מודע לחלוטין לכל החסרונות שעלולים להיתקל בתוכנית שלך. האם תהיה התנגדות בקרב העובדים? לדוגמה, אנשים מסוימים עשויים לאהוב את שירותי הקייטרינג הנוכחי שלך. האם תוכל לשכנע סוכנות ממשלתית שהרעיון החדש שלך בטוח? דון בצעדים שאתה מתכוון לנקוט כדי לשכנע אחרים את היתכנותו ורלוונטיותו של הפרויקט שלך.

7. 
   

   
   ציין את החומרים והאנשים הדרושים. אם הפרויקט החדש שאתה מציע מחייב רכישת חומרים או שכירת עובדים חדשים, ציין זאת לאחר שתיאר את הצעדים. זכור גם להזכיר את הזמן הדרוש, מכיוון שזה גם משאב. צור רשימת בדיקה כדי לצאת ממנה. לדוגמה, אתה יכול לכתוב את הדברים הבאים.
   • הכרחי: ועדת משנה להערכת קייטרינג (4 אנשים ממקומות שונים בחברה), שעתיים לטעימות ו -3 שעות לכתיבת הדו"ח.

8. 
   

   
   להסיק מסקנות על סמך היתרונות העיקריים. לא משנה איזה שינוי אתה מתכנן לבצע, חזור על התהליך שוב בסוף. דנו שוב בשלושת האלמנטים העיקריים של הפרוייקט ואז נתנו משפט מסכם. חשוב על זה כסיכום שלך. לשם המחשה, תוכלו לומר את הדברים הבאים.
   • "כפי שעולה מהצעה זו, הקייטרינג Y צמצם את מספר המנות העיקריות שהציע בשבע השנים האחרונות. ספקי W ו- Z מציעים תפריטים מגוונים יותר במחירים דומים יחסית. אני מציע שנוכל לבצע בדיקות טעימות עם קייטרינגים אלו על מנת לבחור ספק מזון חדש לחברה זו. זה בהחלט יעודד שביעות רצון ושמירת עובדים. "
   • ציין יתרונות ממוניים או כמותיים ספציפיים. אם לדוגמא החדשנות שלך יכולה להפחית עלויות, עליך להדגיש זאת.
   • הציגו את היתרונות האיכותיים. חברה נהנית לעיתים ממספר יתרונות שלא ניתן לכמת באמצעות נתונים ומספרים קונקרטיים. אם הרעיון שלך עוזר להגביר את שביעות הרצון של העובדים, חשוב שתזכיר אותו. שיפורים אלה יכולים להיות מועילים באותה מידה כמו הכמות הכמותית.

חלק 2 שתף את הפרויקט שלך

1. 
   

   
   בקש מעמית לקרוא את זה. עליכם באופן אידיאלי לבקש עמית לקרוא את הפרויקט שלכם ולתת לכם את דעתו. הוא עשוי לאשר את תוכן התוכנית שלך, אך אם זה לא המקרה, שקול לקחת בחשבון את התנגדויותיו. אם אתה מרגיש שאלו רלוונטיים ויותר טובים ממה שאתה מציע, שקול סקירה. אחרת, אם אתה מבין את הרלוונטיות של טיעוניו אך אינך מאשר אותם, שקול לכלול אותם בקטע ההתנגדויות שלך.

2. 
   

   
   בחן מחדש את הפרויקט שלך. לאחר שכתבת את הפרוייקט שלך ועמית קרא אותו, עליך כעת לבדוק אותו כדי לשפר את השטף, הדקדוק, הדיוק ואת מספר המילים. אסור שתגיש הצעה יותר מדי זמן, אחרת אתה מסתכן לראות שהמנהיגים שלך לא קוראים אותה. בצע את מה שנדרש כדי לשמור על הכל לכל היותר על עמוד עד שניים.

3. 
   

   
   הגש את הפרויקט למנהלתך. ברגע שאתה מרגיש שהפרויקט שלך מוכן, זהה את האדם שאליו עליך להגיש אותו. בחלק מהארגונים יש מנהיג המוכר לכל מי שאחראי על קבלת ההחלטות. בחברות אחרות עם מבנים לרוחב יותר, יתכן שיהיה קשה יותר לדעת מי הם מקבלי ההחלטות האמיתיים. עשה מחקר מעמיק על החברה שלך כדי לקבוע מי אחראי לנושאים כאלה.
   • ברגע שאתה יודע למי למסור את הפרוייקט שלך, בדוק אם אתה יכול לנהל איתו טטה-ט-טטה. לעתים קרובות מאוד, אנשים מגיבים בצורה טובה יותר לבקשות לחידושים כאשר החילופים הם פנים אל פנים. אם לא, שלחו גרסת נייר של הפרויקט או אחת.